Rabu, 25 Mei 2011

Pentingnya Dokumentasi Perbaikan (Productivity Series ).

Banyak pelaku usaha yang berbicara tentang program perbaikan yang diinvestasikan adalah sebatas prosedur dan memenuhi tuntutan kebutuhan pelanggan. Sesungguhnya dokumentasi sangat membantu untuk membuat standarisasi perbaikan agar kemajuan perbaikan dapat diwujudkan dan dokumentasi bermanfaat untuk mengukur perbaikan yang dijalankan. Namun sebagian besar menyampaikan bahwa setelah selesainya program diimplementasikan tak banyak perubahan yang dihasilkan, tak ada peningkatan produktifitas maupun kualitas yang didapatkan.

Kesalahan bukan ada pada program yang diimplementasikan tetapi pada Sumberdaya Manusia perusahaan. SDM yang menghasilkan perbaikan karena mereka adalah sumber perubahan. Keterlibatan mereka sangat dibutuhkan untuk dapat menghasilkan perubahan dan mengurangi tingkat penolakan terhadap program yang dijalankan. Mengajak mereka berubah adalah mengubah mindset mereka selama ini. Banyaknya salah persepsi yang ada pada karyawan, yang menentukan sikap mereka terhadap jalannya program perbaikan.

Membuat standarisasi terhadap apa yang baik untuk dilakukan, mampu menghasilkan kinerja yang pernah dicapai sebelumnya. Tindakan baik yang perlu dilakukan dijadikan standart, umumnya berdasar atas pengalaman yang pernah dilakukan dan menghasilkan kinerja yang baik. Perubahan yang demikian tidak mendatangkan perbaikann yang besar dan cepat. Maka diperlukan audit atau pengawasan dan umpan balik agar tumbuh komitmen karyawan dalam melakukan perbaikan.

Langkah yang tepat untuk menghasilkan perbaikan yang cepat dan perubahan yang besar adalah mengajak seluruh Sumber Daya Perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam melakukan proses perubahan.

1. Melting Process

Diperlukan pelatihan yang kontinyu untuk mengubah cara pandang karyawan yang keliru. Dibutuhkan pendataan atas persepsi yang keliru dalam pandangan karyawan. Data salah persepsi ini diperlukan agar mereka tidak merasa dirugikan manakala mereka bersedia menyumbangkan ide perbaikannya tetapi tak ada konsekuensi bagi mereka, persepsi tentang hubungan antara atasan dan bawahan, serta prioritas yang menyebabkan mereka menjadi kurang diperhatikan. Sumber materi ini disampaikan dalam pelatihan dan dibuktikan urutan langkah untuk mewujudkannya karena segala sesuatu yang ada didunia memiliki awal dan akhir. Kepentingan manakah yang harus lebih diutamakan, atasan atau bawahan. Melalui metode action learning maka peserta akan menjawab sendiri persoalan salah persepsi ini. Bukan pengalaman, pengetahuan, kepandaian dan keahlian yang mendatangkan hasil tetapi sikap yang tepat yang menghasilkan tindakan yang mengarah poada hasil yang diharapkan.

Pelatihan di mulai dengan mengubah cara pandang leader dan sebagian karyawan yang memiliki kekuatan pengaruh kepada karyawan lainnya. Kemudian leader menyampaikan nilai-nilai yang perlu diinternalisasi oleh karyawan. Penyampaian yang tepat dan kontinyu dalam forum pengarahan pagi akan membuat blueprint dalam diri karyawan terutama leader yang menyampaikannya sehingga terbentuk Belief yang memberdayakan individu. Bukankah dengan keyakinan maka kita bisa wujudkan apa yang diharapkan.

2. Forming Process

Karyawan akan dapat menghasilkan hasil yang diharapkan manakala ia mengerti apa yang harus dilakukan dan ia memahami apa yang diharapkan serta mengetahui peran apa yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diharapkan. Bila ia melakukan tindakan yang pernah ia lakukan sebelumnya maka manajemen hanya bisa berharap performance yang dicapainya adalah apa yang dulu pernah dicapai terbaik. Tak ada perubahan besar yang akan terjadi manakala kita bekerja berdasarkan atas apa yang pernah kita lakukan dan berhasil.

Sesungguhnya perubahan besar dan cepat bisa diwujudkan dengan menciptakan ide perubahan yang sebelumnya tak pernah dilakukan. Oleh karena itu diperlukan langkah berpikir kreatif untuk menghasilkan ide yang benar-benar baru sehingga perubahan besar akan bisa diwujudkan. Pelatihan berpikir lateral dibutuhkan agar karyawan mampu mencari alternatif lain melalui konsep berpikir divergen. Dimana inti tindakan perbaikan adalah Penyederhanaan, Penggabungan dan Penghapusan aktifitas yang dilakukan.

Perubahan cepat dapat dihasilkan manakala kita tidak berfokus pada satu tindakan perbaikan. Masih banyak tindakan alternatif yang dapat dilakukan untuk menghasilkan perubahan. Umumnya karyawan hanya berpijak pada solusi yang pada akhirnya akan di anulir atau ditunda oleh pihak manajemen. Tindakan ini yang menyebabkan perubahan yang dihasilkan menjadi lambat. Bukankah suatu permasalahan tidak terdiri dari satu penyebab tunggal tetapi dari beberapa sebab. Oleh karena itu untuk menghasilkan perubahan cepat sangat dimungkinkan manakala kita bersedia mencari alternatif tindakan perbaikan lainnya yang menjadi peluang untuk diperbaiki.

3. Freezing Process

Konsep perbaikan yang telah dibuat dituangkan dalam kertas kerja perbaikan. Setiap tindakan perbaikan dituangkan dalam form “Learning Action and Profit”. Tindakan ini menjamin bahwa setiap ide perbaikan harus dihargai untuk dilakukan tindak lanjut hingga hasil perbaikan bisa diwujudkan. Manajemen melakukan pemantauan tindakan perbaikan melalui Action Plan yang telah ditetapkan target dan penanggung jawabnya. Kemajuan proyek perbaikan di presentasikan dalam forum perbaikan, sehingga memotivasi setiap penanggung jawab LAP untuk melaporkan kemajuan perbaikan.

Masing-masing proyek perbaikan akan dilakukan pemantauan secara kontinyu untuk periode waktu yang ditetapkan. Kemudian proyek akan ditutup karena hasil perbaikan yang dicapai telah menunjukkan konsistensinya. Kemudian dilakukan audit untuk menjamin tindakan perbaikan yang telah dijalankan menjadi kebiasaan baru bagi karyawan. Manajemen mendapatkan laporan jumlah proyek perbaikan dalam proses pembuatan ide, proyek yang sedang dijalankan, dan proyek yang telah ditutup atau selesai. Dengan pengukuran demikian maka pihak manajemen bisa mengukur jumlah dan kecepatan perbaikan yang dihasilkan untuk kepentingan strategi bisnis yang perlu dijalankan.

Pembakuan hasil tindakan perbaikan dalam prosedur kerja perlu ditetapkan. Kemudian dialihkan fungsi pemantauannya kepada MR ( Manajemen Representatif) bila perusahaan menerapkan program sistem manajemen ISO 9000.

Demikian yang dapat kami sampaikan, semoga dapat menjadi bahan pertimbangan dalam melakukan tindakan perbaikan, mengukur perbaikan dan mendokumentasikan perbaikan. Bila dibutuhkan informasi lebih lanjut bisa menghubungi pihak Smart Business Solution di 031-8781491 dan kami siap memberikan free presentation dengan appointment lebih dulu.

Salam Sukses Selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar