Seringkali permasalahan kecepatan pengiriman menjadi tanggung jawab pengelola gudang. Dimana banyak kasus yang disampaikan adalah kurangnya kendaraan pengiriman. Bila alasan ini sudah ada didalam benak karyawan maka permasalahan kecepatan pengiriman atau komitmen manajemen memberikan pelayanan One Day Delivery jauh dari harapan. Karyawan menghambat sendiri pikirannya untuk menjadi lebih kreatif dalam mengidentifikasi sebab permasalahan pengiriman lambat.
Semakin karyawan ditekan untuk mempercepat proses pengirimannya maka semakin besar keyakinan bahwa permasalahan kecepatan pengiriman ini dapat diperbaiki dengan pihak perusahaan menginvestasikan kendaraan pengiriman atau menyewa kendaraan. Hal yang patut disadari bahwa sumbangsih perbaikan karena pengadaan atau penambahan kendaraan tidak memberikan kontribusi perbaikan yang signifikan. Disamping target perlu ditetapkan maka tindakan yang tepat untuk dilakukan adalah duduk bersama dan memikirkan tentang upaya apa saja yang dilakukan untuk dapat mencapai target. Melalui Metode analisis proses, mind mapping, problem solving dan 6 cara berpikir sangat membantu karyawan dalam mengidentifikasikan dengan cara yang kreatif, sehingga perbaikan kecepatan pengiriman tidak membutuhkan waktu yang panjang. Bila telah diputuskan dan dijalankan maka perubahan akan terjadi.
Telah diketahui bahwa setiap permasalahan tidak hanya memiliki sebab tunggal tetapi banyak penyebab yang berpengaruh. Setiap orang yang bertanggung jawab akan segera mengambil tindakan untuk mengatasi masalah, tetapi hanya dengan cara berpikir yang tepat maka kita dapat menyelesaikan masalah. Dalam menyelesaikan masalah maka kita harus bekerja pada sumber masalah. Posisi sumber masalah berarti ada di hulu bukan di hilir. Jadi untuk bisa melakukan perbaikan kecepatan pengiriman dengan signifikan maka kita harus bekerja pada proses sebelum perintah penyiapan barang diterima oleh pihak Gudang. Waktu penerimaan DO oleh pihak gudang sangat menentukan kecepatan pengiriman. Logisnya, tak ada seorang pegawai yang diperintah, yang tidak bersegera melakukan perintah yang diterimanya. Maka bila fokus kita hanya pada tanggung jawab petugas gudang, kita tidak dapat melakukan perbaikan kecepatan pengiriman dengan baik.
Sebagian proses perbaikan kecepatan pengiriman dapat diidentifikasikan bersumber pada :
1. Penerimaan Sales Order
Pada saat melakukan kunjungan salesman menerima order dari pelanggan. Kemudian membuatkan Sales Order (SO) sebagai bukti terjadinya transaksi penjualan. Pada sore hari, setelah melakukan kunjungan, Salesman memberikan Sales Order pada Administrasi Penjualan untuk dibuatkan Delivery Order (DO). Berdasar waktu penyerahan SO ini, sudah terbuang 1 hari waktu pengirimannya. Bila proses kerja diperbaiki dengan memberikan order melalui sms atau fax bagi Salesman yang berada diluar kota maka akan terjadi penghematan waktu 3 – 4 jam ( setengah hari ).
2. Pembuatan DO
Kecepatan pembuatan DO ditentukan oleh kejelasan dan kebenaran order pada Sales Order yang diterima oleh administrasi penjualan. Akurasi informasi stock juga berperan penting dalam kecepatan membuat DO yang benar. Dikatakan benar, adalah DO yang dibuat sudah pasti ada barangnya. Ada sebagian manajemen perusahaan yang memberlakukan metode yang penting DO segera dibuat dan nanti akan dicek barangnya di lokasi. Tindakan ini kurang tepat karena kita memberikan perintah kerja yang kita sendiri tidak menjamin bahwa perintah kerja tersebut benar. Kesalahan pengetikan DO juga berpengaruh pada kecepatan pengiriman. Oleh karena itu, dalam memberikan supervisi untuk meningkatkan kinerja gudang , kami memberikan pelatihan 7 langkah input data tanpa salah.
3. Pengiriman DO
Ada sebagian perusahaan yang menggunakan jasa kurir atau mempekerjakan kurir untuk memberikan DO ke gudang . Ada juga yang memberikan tugas-tugas tambahan pada kurir untuk mengambil barang atau menitipkan sesuatu karena pertimbangan searah dalam perjalanannya ke gudang. Waktu berangkat mengantar DO juga bukan dipagi hari, karena menunggu untuk membuatkan DO yang baru diterima sore hari. Akhirnya ditetapkan target mengantar DO adalah jam 10 pagi, namun perlu diperhatikan bahwa bukan jam mengantar DO yang terpenting tetapi pada jam berapa DO diterima oleh petugas gudang. bila proses kerja ini kurang mendapatkan perhatian untuk diperbaiki maka perubahan yang dihasilkan tidaklah signifikan. Tanggung jawab untuk meningkatkan kinerja pengiriman bukan hanya menjadi tanggung jawab pengawas gudang tetapi seluruh personil yang terkait dalam rangkaian proses dari penerimaan Order sampai barang dikirimkan ke pelanggan.
4. Penerimaan DO oleh pihak Gudang
Kinerja gudang seharusnya diukur dengan periode waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan barang, mulai dari DO yang diterima sampai barang diterima oleh pelanggan. Banyak langkah kerja yang dapat dilakukan perbaikan: mulai cara mencari barang, mengecek barang, menyiapkan barang dilokasi transit, memuat barang, pengambilan barang yang salah, target waktu berangkat pengiriman, sampai dengan rute dan kebersihan kendaraan pengiriman, ijin trayek serta pengisian BBM.
Demikian yang bisa kami bagikan pada anda, semoga informasi ini banyak membantu dalam upaya meningkatkan kecepatan pengiriman.
Salam Sukses Selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution.
Semakin karyawan ditekan untuk mempercepat proses pengirimannya maka semakin besar keyakinan bahwa permasalahan kecepatan pengiriman ini dapat diperbaiki dengan pihak perusahaan menginvestasikan kendaraan pengiriman atau menyewa kendaraan. Hal yang patut disadari bahwa sumbangsih perbaikan karena pengadaan atau penambahan kendaraan tidak memberikan kontribusi perbaikan yang signifikan. Disamping target perlu ditetapkan maka tindakan yang tepat untuk dilakukan adalah duduk bersama dan memikirkan tentang upaya apa saja yang dilakukan untuk dapat mencapai target. Melalui Metode analisis proses, mind mapping, problem solving dan 6 cara berpikir sangat membantu karyawan dalam mengidentifikasikan dengan cara yang kreatif, sehingga perbaikan kecepatan pengiriman tidak membutuhkan waktu yang panjang. Bila telah diputuskan dan dijalankan maka perubahan akan terjadi.
Telah diketahui bahwa setiap permasalahan tidak hanya memiliki sebab tunggal tetapi banyak penyebab yang berpengaruh. Setiap orang yang bertanggung jawab akan segera mengambil tindakan untuk mengatasi masalah, tetapi hanya dengan cara berpikir yang tepat maka kita dapat menyelesaikan masalah. Dalam menyelesaikan masalah maka kita harus bekerja pada sumber masalah. Posisi sumber masalah berarti ada di hulu bukan di hilir. Jadi untuk bisa melakukan perbaikan kecepatan pengiriman dengan signifikan maka kita harus bekerja pada proses sebelum perintah penyiapan barang diterima oleh pihak Gudang. Waktu penerimaan DO oleh pihak gudang sangat menentukan kecepatan pengiriman. Logisnya, tak ada seorang pegawai yang diperintah, yang tidak bersegera melakukan perintah yang diterimanya. Maka bila fokus kita hanya pada tanggung jawab petugas gudang, kita tidak dapat melakukan perbaikan kecepatan pengiriman dengan baik.
Sebagian proses perbaikan kecepatan pengiriman dapat diidentifikasikan bersumber pada :
1. Penerimaan Sales Order
Pada saat melakukan kunjungan salesman menerima order dari pelanggan. Kemudian membuatkan Sales Order (SO) sebagai bukti terjadinya transaksi penjualan. Pada sore hari, setelah melakukan kunjungan, Salesman memberikan Sales Order pada Administrasi Penjualan untuk dibuatkan Delivery Order (DO). Berdasar waktu penyerahan SO ini, sudah terbuang 1 hari waktu pengirimannya. Bila proses kerja diperbaiki dengan memberikan order melalui sms atau fax bagi Salesman yang berada diluar kota maka akan terjadi penghematan waktu 3 – 4 jam ( setengah hari ).
2. Pembuatan DO
Kecepatan pembuatan DO ditentukan oleh kejelasan dan kebenaran order pada Sales Order yang diterima oleh administrasi penjualan. Akurasi informasi stock juga berperan penting dalam kecepatan membuat DO yang benar. Dikatakan benar, adalah DO yang dibuat sudah pasti ada barangnya. Ada sebagian manajemen perusahaan yang memberlakukan metode yang penting DO segera dibuat dan nanti akan dicek barangnya di lokasi. Tindakan ini kurang tepat karena kita memberikan perintah kerja yang kita sendiri tidak menjamin bahwa perintah kerja tersebut benar. Kesalahan pengetikan DO juga berpengaruh pada kecepatan pengiriman. Oleh karena itu, dalam memberikan supervisi untuk meningkatkan kinerja gudang , kami memberikan pelatihan 7 langkah input data tanpa salah.
3. Pengiriman DO
Ada sebagian perusahaan yang menggunakan jasa kurir atau mempekerjakan kurir untuk memberikan DO ke gudang . Ada juga yang memberikan tugas-tugas tambahan pada kurir untuk mengambil barang atau menitipkan sesuatu karena pertimbangan searah dalam perjalanannya ke gudang. Waktu berangkat mengantar DO juga bukan dipagi hari, karena menunggu untuk membuatkan DO yang baru diterima sore hari. Akhirnya ditetapkan target mengantar DO adalah jam 10 pagi, namun perlu diperhatikan bahwa bukan jam mengantar DO yang terpenting tetapi pada jam berapa DO diterima oleh petugas gudang. bila proses kerja ini kurang mendapatkan perhatian untuk diperbaiki maka perubahan yang dihasilkan tidaklah signifikan. Tanggung jawab untuk meningkatkan kinerja pengiriman bukan hanya menjadi tanggung jawab pengawas gudang tetapi seluruh personil yang terkait dalam rangkaian proses dari penerimaan Order sampai barang dikirimkan ke pelanggan.
4. Penerimaan DO oleh pihak Gudang
Kinerja gudang seharusnya diukur dengan periode waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan barang, mulai dari DO yang diterima sampai barang diterima oleh pelanggan. Banyak langkah kerja yang dapat dilakukan perbaikan: mulai cara mencari barang, mengecek barang, menyiapkan barang dilokasi transit, memuat barang, pengambilan barang yang salah, target waktu berangkat pengiriman, sampai dengan rute dan kebersihan kendaraan pengiriman, ijin trayek serta pengisian BBM.
Demikian yang bisa kami bagikan pada anda, semoga informasi ini banyak membantu dalam upaya meningkatkan kecepatan pengiriman.
Salam Sukses Selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar