Identifikasi Kecepatan Pengiriman (Warehouse Management Series)

Seringkali permasalahan kecepatan pengiriman menjadi tanggung jawab pengelola gudang. Dimana banyak kasus yang disampaikan adalah kurangnya kendaraan pengiriman. Bila alasan ini sudah ada didalam benak karyawan maka permasalahan kecepatan pengiriman atau komitmen manajemen memberikan pelayanan One Day Delivery jauh dari harapan. Karyawan menghambat sendiri pikirannya untuk menjadi lebih kreatif dalam mengidentifikasi sebab permasalahan pengiriman lambat.

Semakin karyawan ditekan untuk mempercepat proses pengirimannya maka semakin besar keyakinan bahwa permasalahan kecepatan pengiriman ini dapat diperbaiki dengan pihak perusahaan menginvestasikan kendaraan pengiriman atau menyewa kendaraan. Hal yang patut disadari bahwa sumbangsih perbaikan karena pengadaan atau penambahan kendaraan tidak memberikan kontribusi perbaikan yang signifikan. Disamping target perlu ditetapkan maka tindakan yang tepat untuk dilakukan adalah duduk bersama dan memikirkan tentang upaya apa saja yang dilakukan untuk dapat mencapai target. Melalui Metode analisis proses, mind mapping, problem solving dan 6 cara berpikir sangat membantu karyawan dalam mengidentifikasikan dengan cara yang kreatif, sehingga perbaikan kecepatan pengiriman tidak membutuhkan waktu yang panjang. Bila telah diputuskan dan dijalankan maka perubahan akan terjadi.

Telah diketahui bahwa setiap permasalahan tidak hanya memiliki sebab tunggal tetapi banyak penyebab yang berpengaruh. Setiap orang yang bertanggung jawab akan segera mengambil tindakan untuk mengatasi masalah, tetapi hanya dengan cara berpikir yang tepat maka kita dapat menyelesaikan masalah. Dalam menyelesaikan masalah maka kita harus bekerja pada sumber masalah. Posisi sumber masalah berarti ada di hulu bukan di hilir. Jadi untuk bisa melakukan perbaikan kecepatan pengiriman dengan signifikan maka kita harus bekerja pada proses sebelum perintah penyiapan barang diterima oleh pihak Gudang. Waktu penerimaan DO oleh pihak gudang sangat menentukan kecepatan pengiriman. Logisnya, tak ada seorang pegawai yang diperintah, yang tidak bersegera melakukan perintah yang diterimanya. Maka bila fokus kita hanya pada tanggung jawab petugas gudang, kita tidak dapat melakukan perbaikan kecepatan pengiriman dengan baik.

Sebagian proses perbaikan kecepatan pengiriman dapat diidentifikasikan bersumber pada :

1. Penerimaan Sales Order
Pada saat melakukan kunjungan salesman menerima order dari pelanggan. Kemudian membuatkan Sales Order (SO) sebagai bukti terjadinya transaksi penjualan. Pada sore hari, setelah melakukan kunjungan, Salesman memberikan Sales Order pada Administrasi Penjualan untuk dibuatkan Delivery Order (DO). Berdasar waktu penyerahan SO ini, sudah terbuang 1 hari waktu pengirimannya. Bila proses kerja diperbaiki dengan memberikan order melalui sms atau fax bagi Salesman yang berada diluar kota maka akan terjadi penghematan waktu 3 – 4 jam ( setengah hari ).

2. Pembuatan DO
Kecepatan pembuatan DO ditentukan oleh kejelasan dan kebenaran order pada Sales Order yang diterima oleh administrasi penjualan. Akurasi informasi stock juga berperan penting dalam kecepatan membuat DO yang benar. Dikatakan benar, adalah DO yang dibuat sudah pasti ada barangnya. Ada sebagian manajemen perusahaan yang memberlakukan metode yang penting DO segera dibuat dan nanti akan dicek barangnya di lokasi. Tindakan ini kurang tepat karena kita memberikan perintah kerja yang kita sendiri tidak menjamin bahwa perintah kerja tersebut benar. Kesalahan pengetikan DO juga berpengaruh pada kecepatan pengiriman. Oleh karena itu, dalam memberikan supervisi untuk meningkatkan kinerja gudang , kami memberikan pelatihan 7 langkah input data tanpa salah.

3. Pengiriman DO
Ada sebagian perusahaan yang menggunakan jasa kurir atau mempekerjakan kurir untuk memberikan DO ke gudang . Ada juga yang memberikan tugas-tugas tambahan pada kurir untuk mengambil barang atau menitipkan sesuatu karena pertimbangan searah dalam perjalanannya ke gudang. Waktu berangkat mengantar DO juga bukan dipagi hari, karena menunggu untuk membuatkan DO yang baru diterima sore hari. Akhirnya ditetapkan target mengantar DO adalah jam 10 pagi, namun perlu diperhatikan bahwa bukan jam mengantar DO yang terpenting tetapi pada jam berapa DO diterima oleh petugas gudang. bila proses kerja ini kurang mendapatkan perhatian untuk diperbaiki maka perubahan yang dihasilkan tidaklah signifikan. Tanggung jawab untuk meningkatkan kinerja pengiriman bukan hanya menjadi tanggung jawab pengawas gudang tetapi seluruh personil yang terkait dalam rangkaian proses dari penerimaan Order sampai barang dikirimkan ke pelanggan.

4. Penerimaan DO oleh pihak Gudang
Kinerja gudang seharusnya diukur dengan periode waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan barang, mulai dari DO yang diterima sampai barang diterima oleh pelanggan. Banyak langkah kerja yang dapat dilakukan perbaikan: mulai cara mencari barang, mengecek barang, menyiapkan barang dilokasi transit, memuat barang, pengambilan barang yang salah, target waktu berangkat pengiriman, sampai dengan rute dan kebersihan kendaraan pengiriman, ijin trayek serta pengisian BBM.


Demikian yang bisa kami bagikan pada anda, semoga informasi ini banyak membantu dalam upaya meningkatkan kecepatan pengiriman.

Salam Sukses Selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution.

Berdasar pengalaman lebih dari 20 tahun dalam membantu pihak klien untuk meningkatkan kinerja produktifitas gudang, produktifitas pengiriman, memperbaiki kecepatan pelayanan, memperpendek waktu opname dengan ketepatan stock yang dibuat, serta mengurangi tingkat kesalahan sampai dengan zero defect dalam proses pengiriman ke pelanggan, maka kami bisa berbagi dalam modul warehouse management series.

Cukup banyak waktu belajar untuk memahami proses kerja, permasalahan dan bagaimana upaya meningkatkan kinerja mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh manajemen. Sesungguhnya percepatan perbaikan dapat dioptimalkan manakala karyawan memahami proses kerja di gudang, sehingga mereka mampu mengidentifikasikan penyimpangan yang menjadi penyebab permasalahan di gudang. Melalui pelatihan praktis yang didisain berdasar atas kasus dilapangan maka kami menyajikan pelatihan dengan dasar teori 40% dan 60% praktek dan studi kasus.

Umumnya kita belajar dari teori yang kemudian digunakan untuk bekerja(deduktif). Kini melalui pelatihan ini, disajikan praktek lapangan dan kasus yang terjadi kemudian melakukan pembuktian teori (induktif). Melalui metode ini peserta menjadi terlibat dan berpikir serta berusaha untuk mengemukakan kasus yang dialami dalam pekerjaannya. Banyak diantara kita telah banyak tahu tentang apa yang seharusnya dilakukan, tetapi kebanyakan orang sulit mengemukakan ide karena hanya berpikir satu persoalan yang menjadi penyebab permasalahannya. Dengan metode induktif maka banyak penyebab yang bisa saja memiliki suatu kontribusi dalam permasalahan, dengan mengetahui ini maka perubahan cepat dan besar memiliki peluang lebih besar terjadim dibandingkan menunggu keputusan atas penyebab tunggal yang diyakini pekerja.

1. BASIC WAREHOUSE MANAGEMENT ( 12 Jam )

Tujuan : Memahamkan Karyawan tentang prosedur kerja digudang sehingga meminimalisasi tingkat kesalahan kerja digudang.
Modul :
a. Konsep Dasar Gudang : Fungsi dan Macam Gudang, Mengapa perlu Warehouse management
b. Tugas dan Tanggung Jawab Gudang dan Hubungannya dengan bagian lain.
c. Prosedur, 5 TEPAT, dan Permasalahan dalam Penerimaan Barang.
d. Prosedur dan Permasalahan dalam Penataan Barang.
e. Prinsip, Prosedur dan Permasalahan dalam Pengeluaran Barang.
f. Penyajian data stock tepat dan up to date : Pelaporan Stock, Penanganan Retur, Pengendalian Barang Rusak, dan barang titipan Pelanggan.

2. INTERMEDIATE WAREHOUSE MANAGEMENT ( 12 jam )

Tujuan : Memahamkan pada karyawan tentang Konsep Dasar Penataan dan meningkatkan kapasitas muat Gudang.
Modul :
a. Dasar Pertimbangan Penataan Barang

- Pergerakkan, Pengelompokan, Ukuran, Jumlah Barang yang akan ditempatkan
- Identitas, Alamat dan Peta Penempatan barang.
- Menjamin ketertiban Penempatan melalui minimum dan Maksimum Stock
- Meminimalisasikan kerusakan, Kemudahan Kontrol, mencegah kekeliruan penempatan

dan pengambilan, kemudahan dan kecepatan opname

b. Merancang langkah Kerja Perbaikan yang tepat.
Penataan LayOut, Optimalisasi Kapasitas Muat, Pertimbangan Modifikasi LayOut, Rencana Kerja Penataan, Persiapan Alat Bantu, Pemberian Garis Batas Penempatan, Pemberian Tanda dan Alamat.

c. Mengukur Efektifitas Penataan Barang
Mengapa Perlu dilakukan Pengukuran ?, Identifikasi Masalah Material Handling,Maintenance Material Handling mendukung peningkatan kinerja produktifitas.

d. Mempersiapkan Opname Barang Cepat dan Akurat.
Persiapan dan Pelaksanaan Opname, Tindak Lanjut Hasil Opname, Tindak Lanjut Selisih Stock, Pengaturan Opname Barang Bergerak.

e. 7 Langkah Input Data Tanpa salah

f. Memanajemeni SDM Gudang.
Kejelasan Tugas dan Tanggung jawab, Membangun Komitmen Perubahan dan Perbaikan, Pembentukan Sikap Patuh dan Disiplin, Pengembangan Pengetahuan dan Pemahaman, Pentingnya Menerapkan Konsekuensi,
Memahamkan Pengertian Perbedaan Hukuman dan Konsekuensi.


3. Meningkatkan Kinerja Produktifitas Gudang (Advance Warehouse Management)

Tujuan : Membahas tentang upaya peningkatan kinerja Gudang sehingga peserta dapat langsung menerapkan langkah perbaikan kinerja di gudang yang menjadi tanggung jawabnya.
Modul :
a. Mengukur Kinerja Gudang
Mengukur : Mengetahui kemajuan perbaikan, menentukan sasaran kerja gudang,macam pengukuran ditentukan oleh sasaran kinerja yang hendak dicapai.
b. Memahami Sumber Permasalahan di Gudang
Memahami arti masalah, sudut pandang terhadap masalah, studi kasus macam kesalahan kerja di gudang, identifikasi dan cara mengatasi pemborosan di gudang
c. Bekerja tanpa selisih Stock
Menumbuhkan keyakinan bekerja tanpa selisih Stock, Identifikasi dan Menyelesaikan faktor penyebab selisih stock, penyebab selisih berdasarkan analisis proses dari penerimaan sampai dengan pengiriman barang.
d. Analisa faktor penyebab kehilangan
Macam faktor penyebab kehilangan, analisa bentuk dan tata ruang terhadap peluang kehilangan barang, analisis keluar masuknya tenaga kerja, analisis
pembuangan sampah gudang.
e. Meningkatkan kecepatan pengiriman barang
Analisa penghambat kecepatan pengiriman, kesiapan kendaraan pengiriman, mengukur produktifitas pengiriman, persiapan dan kecepatan mencari barang
serta peluang meningkatkannya.

Demikian yang dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam membenahi kinerja produktifitas gudang dimana anda bekerja.

Salam Sukses Selalu.
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution

PELATIHAN SMART (MATERI : WAREHOUSE MANAGEMENT SERIES)

Berdasar pengalaman lebih dari 20 tahun dalam membantu pihak klien untuk meningkatkan kinerja produktifitas gudang, produktifitas pengiriman, memperbaiki kecepatan pelayanan, memperpendek waktu opname dengan ketepatan stock yang dibuat, serta mengurangi tingkat kesalahan sampai dengan zero defect dalam proses pengiriman ke pelanggan, maka kami bisa berbagi dalam modul warehouse management series.

Cukup banyak waktu belajar untuk memahami proses kerja, permasalahan dan bagaimana upaya meningkatkan kinerja mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh manajemen. Sesungguhnya percepatan perbaikan dapat dioptimalkan manakala karyawan memahami proses kerja di gudang, sehingga mereka mampu mengidentifikasikan penyimpangan yang menjadi penyebab permasalahan di gudang. Melalui pelatihan praktis yang didisain berdasar atas kasus dilapangan maka kami menyajikan pelatihan dengan dasar teori 40% dan 60% praktek dan studi kasus.

Umumnya kita belajar dari teori yang kemudian digunakan untuk bekerja(deduktif). Kini melalui pelatihan ini, disajikan praktek lapangan dan kasus yang terjadi kemudian melakukan pembuktian teori (induktif). Melalui metode ini peserta menjadi terlibat dan berpikir serta berusaha untuk mengemukakan kasus yang dialami dalam pekerjaannya. Banyak diantara kita telah banyak tahu tentang apa yang seharusnya dilakukan, tetapi kebanyakan orang sulit mengemukakan ide karena hanya berpikir satu persoalan yang menjadi penyebab permasalahannya. Dengan metode induktif maka banyak penyebab yang bisa saja memiliki suatu kontribusi dalam permasalahan, dengan mengetahui ini maka perubahan cepat dan besar memiliki peluang lebih besar terjadim dibandingkan menunggu keputusan atas penyebab tunggal yang diyakini pekerja.

1. BASIC WAREHOUSE MANAGEMENT ( 12 Jam )
Tujuan : Memahamkan Karyawan tentang prosedur kerja digudang sehingga meminimalisasi tingkat kesalahan kerja digudang.
Modul :
a. Konsep Dasar Gudang : Fungsi dan Macam Gudang, Mengapa perlu Warehouse management
b. Tugas dan Tanggung Jawab Gudang dan Hubungannya dengan bagian lain.
c. Prosedur, 5 TEPAT, dan Permasalahan dalam Penerimaan Barang.
d. Prosedur dan Permasalahan dalam Penataan Barang.
e. Prinsip, Prosedur dan Permasalahan dalam Pengeluaran Barang.
f. Penyajian data stock tepat dan up to date : Pelaporan Stock, Penanganan Retur, Pengendalian Barang Rusak, dan barang titipan Pelanggan.
2. INTERMEDIATE WAREHOUSE MANAGEMENT ( 12 jam )
Tujuan : Memahamkan pada karyawan tentang Konsep Dasar Penataan dan meningkatkan kapasitas muat Gudang.
Modul :
a. Dasar Pertimbangan Penataan Barang
- Pergerakkan, Pengelompokan, Ukuran, Jumlah Barang yang akan ditempakan
- Identitas, Alamat dan Peta Penempatan barang.
- Menjamin ketertiban Penempatan melalui minimum dan Maksimum Stock
- Meminimalisasikan kerusakan, Kemudahan Kontrol, mencegah kekeliruan
penempatan dan pengambilan, kemudahan dan kecepatan opname
b. Merancang langkah Kerja Perbaikan yang tepat.
Penataan LayOut, Optimalisasi Kapasitas Muat, Pertimbangan Modifikasi LayOut,
Rencana Kerja Penataan, Persiapan Alat Bantu, Pemberian Garis Batas
Penempatan, Pemberian Tanda dan Alamat.
c. Mengukur Efektifitas Penataan Barang
Mengapa Perlu dilakukan Pengukuran ?, Identifikasi Masalah Material Handling,
Maintenance Material Handling mendukung peningkatan kinerja produktifitas.
d. Mempersiapkan Opname Barang Cepat dan Akurat.
Persiapan dan Pelaksanaan Opname, Tindak Lanjut Hasil Opname, Tindak
Lanjut Selisih Stock, Pengaturan Opname Barang Bergerak.
e. 7 Langkah Input Data Tanpa salah
f. Memanajemeni SDM Gudang.
Kejelasan Tugas dan Tanggung jawab, Membangun Komitmen Perubahan dan
Perbaikan, Pembentukan Sikap Patuh dan Disiplin, Pengembangan
Pengetahuan dan Pemahaman, Pentingnya Menerapkan Konsekuensi,
Memahamkan Pengertian Perbedaan Hukuman dan Konsekuensi.


3. Meningkatkan Kinerja Produktifitas Gudang (Advance Warehouse Management)
Tujuan : Membahas tentang upaya peningkatan kinerja Gudang sehingga peserta dapat langsung menerapkan langkah perbaikan kinerja di gudang yang menjadi tanggung jawabnya.
Modul :
a. Mengukur Kinerja Gudang
Mengukur : Mengetahui kemajuan perbaikan, menentukan sasaran kerja gudang,
macam pengukuran ditentukan oleh sasaran kinerja yang hendak dicapai.
b. Memahami Sumber Permasalahan di Gudang
Memahami arti masalah, sudut pandang terhadap masalah, studi kasus macam
kesalahan kerja di gudang, identifikasi dan cara mengatasi pemborosan di gudang
c. Bekerja tanpa selisih Stock
Menumbuhkan keyakinan bekerja tanpa selisih Stock, Identifikasi dan
Menyelesaikan faktor penyebab selisih stock, penyebab selisih berdasarkan analisis proses
dari penerimaan sampai dengan pengiriman barang.
d. Analisa faktor penyebab kehilangan,
Macam faktor penyebab kehilangan, analisa bentuk dan tata ruang terhadap
peluang kehilangan barang, analisis keluar masuknya tenaga kerja, analisis
pembuangan sampah gudang.
e. Meningkatkan kecepatan pengiriman barang
Analisa penghambat kecepatan pengiriman, kesiapan kendaraan pengiriman,
mengukur produktifitas pengiriman, persiapan dan kecepatan mencari barang
serta peluang meningkatkannya.
Demikian yang dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam membenahi kinerja produktifitas gudang dimana anda bekerja.
Salam Sukses Selalu.
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution

Pentingnya Dokumentasi Perbaikan (Productivity Series ).

Banyak pelaku usaha yang berbicara tentang program perbaikan yang diinvestasikan adalah sebatas prosedur dan memenuhi tuntutan kebutuhan pelanggan. Sesungguhnya dokumentasi sangat membantu untuk membuat standarisasi perbaikan agar kemajuan perbaikan dapat diwujudkan dan dokumentasi bermanfaat untuk mengukur perbaikan yang dijalankan. Namun sebagian besar menyampaikan bahwa setelah selesainya program diimplementasikan tak banyak perubahan yang dihasilkan, tak ada peningkatan produktifitas maupun kualitas yang didapatkan.

Kesalahan bukan ada pada program yang diimplementasikan tetapi pada Sumberdaya Manusia perusahaan. SDM yang menghasilkan perbaikan karena mereka adalah sumber perubahan. Keterlibatan mereka sangat dibutuhkan untuk dapat menghasilkan perubahan dan mengurangi tingkat penolakan terhadap program yang dijalankan. Mengajak mereka berubah adalah mengubah mindset mereka selama ini. Banyaknya salah persepsi yang ada pada karyawan, yang menentukan sikap mereka terhadap jalannya program perbaikan.

Membuat standarisasi terhadap apa yang baik untuk dilakukan, mampu menghasilkan kinerja yang pernah dicapai sebelumnya. Tindakan baik yang perlu dilakukan dijadikan standart, umumnya berdasar atas pengalaman yang pernah dilakukan dan menghasilkan kinerja yang baik. Perubahan yang demikian tidak mendatangkan perbaikann yang besar dan cepat. Maka diperlukan audit atau pengawasan dan umpan balik agar tumbuh komitmen karyawan dalam melakukan perbaikan.

Langkah yang tepat untuk menghasilkan perbaikan yang cepat dan perubahan yang besar adalah mengajak seluruh Sumber Daya Perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam melakukan proses perubahan.

1. Melting Process

Diperlukan pelatihan yang kontinyu untuk mengubah cara pandang karyawan yang keliru. Dibutuhkan pendataan atas persepsi yang keliru dalam pandangan karyawan. Data salah persepsi ini diperlukan agar mereka tidak merasa dirugikan manakala mereka bersedia menyumbangkan ide perbaikannya tetapi tak ada konsekuensi bagi mereka, persepsi tentang hubungan antara atasan dan bawahan, serta prioritas yang menyebabkan mereka menjadi kurang diperhatikan. Sumber materi ini disampaikan dalam pelatihan dan dibuktikan urutan langkah untuk mewujudkannya karena segala sesuatu yang ada didunia memiliki awal dan akhir. Kepentingan manakah yang harus lebih diutamakan, atasan atau bawahan. Melalui metode action learning maka peserta akan menjawab sendiri persoalan salah persepsi ini. Bukan pengalaman, pengetahuan, kepandaian dan keahlian yang mendatangkan hasil tetapi sikap yang tepat yang menghasilkan tindakan yang mengarah poada hasil yang diharapkan.

Pelatihan di mulai dengan mengubah cara pandang leader dan sebagian karyawan yang memiliki kekuatan pengaruh kepada karyawan lainnya. Kemudian leader menyampaikan nilai-nilai yang perlu diinternalisasi oleh karyawan. Penyampaian yang tepat dan kontinyu dalam forum pengarahan pagi akan membuat blueprint dalam diri karyawan terutama leader yang menyampaikannya sehingga terbentuk Belief yang memberdayakan individu. Bukankah dengan keyakinan maka kita bisa wujudkan apa yang diharapkan.

2. Forming Process

Karyawan akan dapat menghasilkan hasil yang diharapkan manakala ia mengerti apa yang harus dilakukan dan ia memahami apa yang diharapkan serta mengetahui peran apa yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diharapkan. Bila ia melakukan tindakan yang pernah ia lakukan sebelumnya maka manajemen hanya bisa berharap performance yang dicapainya adalah apa yang dulu pernah dicapai terbaik. Tak ada perubahan besar yang akan terjadi manakala kita bekerja berdasarkan atas apa yang pernah kita lakukan dan berhasil.

Sesungguhnya perubahan besar dan cepat bisa diwujudkan dengan menciptakan ide perubahan yang sebelumnya tak pernah dilakukan. Oleh karena itu diperlukan langkah berpikir kreatif untuk menghasilkan ide yang benar-benar baru sehingga perubahan besar akan bisa diwujudkan. Pelatihan berpikir lateral dibutuhkan agar karyawan mampu mencari alternatif lain melalui konsep berpikir divergen. Dimana inti tindakan perbaikan adalah Penyederhanaan, Penggabungan dan Penghapusan aktifitas yang dilakukan.

Perubahan cepat dapat dihasilkan manakala kita tidak berfokus pada satu tindakan perbaikan. Masih banyak tindakan alternatif yang dapat dilakukan untuk menghasilkan perubahan. Umumnya karyawan hanya berpijak pada solusi yang pada akhirnya akan di anulir atau ditunda oleh pihak manajemen. Tindakan ini yang menyebabkan perubahan yang dihasilkan menjadi lambat. Bukankah suatu permasalahan tidak terdiri dari satu penyebab tunggal tetapi dari beberapa sebab. Oleh karena itu untuk menghasilkan perubahan cepat sangat dimungkinkan manakala kita bersedia mencari alternatif tindakan perbaikan lainnya yang menjadi peluang untuk diperbaiki.

3. Freezing Process

Konsep perbaikan yang telah dibuat dituangkan dalam kertas kerja perbaikan. Setiap tindakan perbaikan dituangkan dalam form “Learning Action and Profit”. Tindakan ini menjamin bahwa setiap ide perbaikan harus dihargai untuk dilakukan tindak lanjut hingga hasil perbaikan bisa diwujudkan. Manajemen melakukan pemantauan tindakan perbaikan melalui Action Plan yang telah ditetapkan target dan penanggung jawabnya. Kemajuan proyek perbaikan di presentasikan dalam forum perbaikan, sehingga memotivasi setiap penanggung jawab LAP untuk melaporkan kemajuan perbaikan.

Masing-masing proyek perbaikan akan dilakukan pemantauan secara kontinyu untuk periode waktu yang ditetapkan. Kemudian proyek akan ditutup karena hasil perbaikan yang dicapai telah menunjukkan konsistensinya. Kemudian dilakukan audit untuk menjamin tindakan perbaikan yang telah dijalankan menjadi kebiasaan baru bagi karyawan. Manajemen mendapatkan laporan jumlah proyek perbaikan dalam proses pembuatan ide, proyek yang sedang dijalankan, dan proyek yang telah ditutup atau selesai. Dengan pengukuran demikian maka pihak manajemen bisa mengukur jumlah dan kecepatan perbaikan yang dihasilkan untuk kepentingan strategi bisnis yang perlu dijalankan.

Pembakuan hasil tindakan perbaikan dalam prosedur kerja perlu ditetapkan. Kemudian dialihkan fungsi pemantauannya kepada MR ( Manajemen Representatif) bila perusahaan menerapkan program sistem manajemen ISO 9000.

Demikian yang dapat kami sampaikan, semoga dapat menjadi bahan pertimbangan dalam melakukan tindakan perbaikan, mengukur perbaikan dan mendokumentasikan perbaikan. Bila dibutuhkan informasi lebih lanjut bisa menghubungi pihak Smart Business Solution di 031-8781491 dan kami siap memberikan free presentation dengan appointment lebih dulu.

Salam Sukses Selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution.

Pelatihan SMART (Warehouse Management Series).

Berdasar atas pengalaman memberikan bimbingan dan supervisi dalam meningkatkan kinerja gudang maka kami mendesign pelatihan warehouse management series berikut ini :

1. Basic Warehouse Management

Pelatihan didisain dengan 40% teori dan 60% praktikum. Fokus materi adalah memahamkan peserta pelatihan mengenai prosedur kerja gudang. Dengan pemahaman ini maka diharapkan peserta memiliki bekal mengenai cara kerja di gudang yang benar, mampu menjalankan cara kerja tersebut, mampu memberikan analisa atas penyimpangan yang terjadi dan penyebab indikator sasaran gudang tidak tercapai.
Penyampaian teori disampaikan dengan contoh-contoh kasus yang terjadi selama penanganan dalam meningkatkan kinerja gudang. Test pemahaman diberikan dengan melengkapi prosedur penerimaan barang, penataan barang, pengeluaran barang, maupun retur barang. Dengan metode melengkapi ini diharapkan peserta akan memahami jalannya proses kerja di gudang. Peserta juga mendapatkan studi kasus untuk mengidentifikasi persoalan yang terjadi. Test dan studi kasus diperlukan untuk mengukur tentang tingkat pemahaman peserta. Bukankah pengetahuan yang dimiliki seseorang, belum tentu membuat ia mengambil tindakan. Pemahaman yang akan menyebabkan individu yakin dalam mengambil tindakan. Pengetahuan lebih menekankan apa yang harus dilakukan. Pemahaman lebih mengarah pada bagaimana melakukan cara terbaik dengan kondisi yang ada.

2. Intermediate Warehouse Management

Pelatihan ini lebih menekankan pada prinsip penataan barang dilokasi atau rak penempatan barang. Penataan yang tepat akan menghasilkan efisiensi biaya bagi perusahaan dan mempercepat proses pencarian barang. Bila petugas gudang mampu mencari barang dalam 3 menit atau paling lama 5 menit bukan jaminan bahwa prinsip penataannya sudah tepat. Manakala petugas yang menata barang tersebut berhalangan hadir maka petugas lain sulit mencari barang atau membutuhkan waktu lama. Penataan demikian tergantung pada orang, bukan tergantung pada sistem. Kesulitan yang dihadapi adalah kita tak bisa copy cara kerja tersebut dengan hasil yang sama.
Peserta akan diberikan studi kasus berupa foto-foto penataan digudang dan peluang terjadinya permasalahan. Diharapkan peserta dapat membuat antisipasi agar permasalahan dalam penataan tidak mengganggu kelancaran proses operasional gudang. Mempertimbangkan penempatan alat bantu transportasi barang sehingga langkah kerja jauh lebih cepat dan efisien. Bagaimana cara meningkatkan kapasitas muat gudang dengan penataan, mengingat fluktuasi dan variasi pengadaan barang yang menjadi keputusan pelaku bisnis terutama di Indonesia. 7 langkah input data tanpa salah dan mempersiapkan opname dengan cepat dan akurat ( mengubah opname 29 hari dengan transaksi berjalan menjadi 3 hari ).

3. Advance Warehouse Management

Pelatihan ini didisain untuk dapat memberikan pemahaman Manager Gudang dalam meningkatkan kinerja produktifitas gudang yang menjadi tanggung jawabnya. Peserta dibekali dengan metode analisis proses yang dapat mengidentifikasi peluang-peluang non value added activity terjadi yang menjadi sumber pemborosan kerja digudang. Pembahasan studi kasus tentang bagaimana mengubah 26 hari pengiriman barang sejak order diterima menjadi 1 – 2 hari kerja. Pembahasan tentang peluang kesalahan dalam pengiriman barang dan bagaimana melakukan efisiensi di gudang. Telah umum diketahui bahwa petugas gudang bukan pekerja yang terus menerus melakukan kegiatannya tetapi bekerja pada jam-jam atau waktu tertentu.

Demikian sekilas tentang program pelatihan SMART Warehouse Management Series yang dapat disampaikan. Bila membutuhkan informasi lebih lanjut kami bersedia memberikan presentasi .

Salam Sukses Selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution

Pelatihan SMART (Warehouse Management Series).

Berdasar atas pengalaman memberikan bimbingan dan supervisi dalam meningkatkan kinerja gudang maka kami mendesign pelatihan warehouse management series berikut ini:

1. Basic Warehouse Management
Pelatihan didisain dengan 40% teori dan 60% praktikum. Fokus materi adalah memahamkan peserta pelatihan mengenai prosedur kerja gudang. Dengan pemahaman ini maka diharapkan peserta memiliki bekal mengenai cara kerja di gudang yang benar, mampu menjalankan cara kerja tersebut, mampu memberikan analisa atas penyimpangan yang terjadi dan penyebab indikator sasaran gudang tidak tercapai.
Penyampaian teori disampaikan dengan contoh-contoh kasus yang terjadi selama penanganan dalam meningkatkan kinerja gudang. Test pemahaman diberikan dengan melengkapi prosedur penerimaan barang, penataan barang, pengeluaran barang, maupun retur barang. Dengan metode melengkapi ini diharapkan peserta akan memahami jalannya proses kerja di gudang. Peserta juga mendapatkan studi kasus untuk mengidentifikasi persoalan yang terjadi. Test dan studi kasus diperlukan untuk mengukur tentang tingkat pemahaman peserta. Bukankah pengetahuan yang dimiliki seseorang, belum tentu membuat ia mengambil tindakan. Pemahaman yang akan menyebabkan individu yakin dalam mengambil tindakan. Pengetahuan lebih menekankan apa yang harus dilakukan. Pemahaman lebih mengarah pada bagaimana melakukan cara terbaik dengan kondisi yang ada.

2. Intermediate Warehouse Management
Pelatihan ini lebih menekankan pada prinsip penataan barang dilokasi atau rak penempatan barang. Penataan yang tepat akan menghasilkan efisiensi biaya bagi perusahaan dan mempercepat proses pencarian barang. Bila petugas gudang mampu mencari barang dalam 3 menit atau paling lama 5 menit bukan jaminan bahwa prinsip penataannya sudah tepat. Manakala petugas yang menata barang tersebut berhalangan hadir maka petugas lain sulit mencari barang atau membutuhkan waktu lama. Penataan demikian tergantung pada orang, bukan tergantung pada sistem. Kesulitan yang dihadapi adalah kita tak bisa copy cara kerja tersebut dengan hasil yang sama.
Peserta akan diberikan studi kasus berupa foto-foto penataan digudang dan peluang terjadinya permasalahan. Diharapkan peserta dapat membuat antisipasi agar permasalahan dalam penataan tidak mengganggu kelancaran proses operasional gudang. Mempertimbangkan penempatan alat bantu transportasi barang sehingga langkah kerja jauh lebih cepat dan efisien. Bagaimana cara meningkatkan kapasitas muat gudang dengan penataan, mengingat fluktuasi dan variasi pengadaan barang yang menjadi keputusan pelaku bisnis terutama di Indonesia. 7 langkah input data tanpa salah dan mempersiapkan opname dengan cepat dan akurat ( mengubah opname 29 hari dengan transaksi berjalan menjadi 3 hari ).

3. Advance Warehouse Management
Pelatihan ini didisain untuk dapat memberikan pemahaman Manager Gudang dalam meningkatkan kinerja produktifitas gudang yang menjadi tanggung jawabnya. Peserta dibekali dengan metode analisis proses yang dapat mengidentifikasi peluang-peluang non value added activity terjadi yang menjadi sumber pemborosan kerja digudang. Pembahasan studi kasus tentang bagaimana mengubah 26 hari pengiriman barang sejak order diterima menjadi 1 – 2 hari kerja. Pembahasan tentang peluang kesalahan dalam pengiriman barang dan bagaimana melakukan efisiensi di gudang. Telah umum diketahui bahwa petugas gudang bukan pekerja yang terus menerus melakukan kegiatannya tetapi bekerja pada jam-jam atau waktu tertentu.

Demikian sekilas tentang program pelatihan SMART Warehouse Management Series yang dapat disampaikan. Bila membutuhkan informasi lebih lanjut kami bersedia memberikan presentasi.

Salam Sukses Selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution

Get Optimum Result

Banyak didapatkan permasalahan sederhana ketika kami melakukan pendampingan /supervisi atas program leadership yang dijalankan. Bila kita dengar dari pengawas maka seringkali yang diungkapkan adalah persoalan pendapatan karyawan yang kurang, tidak ada insentif yang diberikan, permasalahan kontrak kerja karyawan, bawahan yang tidak disiplin, sulit diarahkan, kurang motivasi dll.
Namun bila kita dengar pendapat dari pihak manajemen dalam hal ini para manager bagian maka mereka mengatakan : supervisornya tidak tegas, tidak berani menegur, kurang bisa memberikan pengarahan, kurang perhatian terhadap karyawan maupun proses kerja, kurang perhatian terhadap kebersihan, dll. Dimana pokok persoalannya ada pada supervisornya.

Sedangkan pandangan bawahan menyampaikan bahwa pengawasnya yang tidak disiplin, kurang bersedia untuk melakukan kontrol pekerjaan, kualitas bahan yang digunakan kurang bagus, standar hasil kerja yang berubah-ubah, kesulitan mencari peralatan kerja yang kadang dipinjam oleh bagian lain, bahan yang kurang bagus dan permasalahan sejenis.

Perlu disadari bahwa gambaran permasalahan dibawah adalah merupakan cerminan cara kerja pimpinan yang ada diatasnya. Oleh karena itu untuk mendapatkan hasil yang optimal perlu dilakukan evaluasi atas permasalahan yang muncul.

1. They know what is expected
Suatu anggapan yang keliru dimana orang yang telah bekerja lama tentunya sudah memahami apa yang diharapkan dari mereka. Persepsi yang keliru tentang bawahan yang mengakibatkan kita memberikan teguran dan menyalahkan mereka karena mereka tidak mematuhi cara kerja yang diarahkan oleh pengawas. Sesungguhnya bawahan memahami bila hasil kerja mereka tidak sesuai dengan target yang ditetapkan. Tindakan menyalahkan membawa dampak lemahnya semangat kerja karyawan. Karyawan berharap untuk tidak disalahkan tetapi diberikan solusi tentang apa yang harus mereka lakukan. Lebih baik menghentikan suatu proses dan memberikan masukan tentang apa yang seharusnya dilakukan pada seluruh karyawan terlibat daripada memberikan teguran ketika mereka telah selesai mengerjakannya.

2. They have competencies to perform
Suatu pekerjaan yang diberikan pada orang yang bukan ahlinya maka tidak bisa diharapkan hasil yang optimal. Termasuk dalam hal ini adalah kecerdasan, pendidikan, pengalaman, kemampuan menghasilkan barang atau jasa, sikap kerja yang baik. Pekerja yang kurang memiliki kecerdasan dexterity, sulit untuk bisa diharapkan bisa menghasilkan produktifitas kerja dibagian sortir atau packaging. Seseorang yang memiliki karakter kurang mudah bergaul atau bisa memulai interaksi hanya pada orang yang dikenalnya dengan baik, membutuhkan waktu untuk dapat menjadi seorang sales executive yang berhasil. Masing-masing individu memiliki bakat atau potensi dan perlu ditempatkan sesuai dengan potensinya. Dapatkan informasi tentang memahami 10 kecerdasan individu di link blog (fingerprint test) ini.

3. They supported by facilitating work environment
Dukungan fasilitas sangat menentukan peningkatan produktifitas kerja. Banyak manager atau pengawas yang menyampaikan bahwa karyawan telah dilengkapi dengan peralatan kerja yang memadai. Pada kenyataannya, mereka sering melakukan tindakan saling pinjam peralatan kerja. Bisakah mereka bekerja optimal bila tidak didukung oleh fasilitas? Termasuk dalam hal ini adalah sistem informasi atau kemudahan pengawas untuk dihubungi manakala mereka membutuhkan keputusan dari pengawasnya.

4. They motivated to perform what is expected.
Persoalan motivasi adalah faktor terakhir yang perlu dianalisa. Banyak kejadian dimana manajemen menetapkan sistem incentif tetapi kinerja karyawan tidak menunjukkan perbaikan yang signifikan. Ada juga karyawan yang tidak bersedia lembur untuk menyelesaikan pekerjaan, mereka kurang membutuhkan uang sebagai motivasi. Namun hanya disampaikan akan hapus dosanya bila berkarya dengan tangan mereka dari pagi hingga petang, serta diberikan penjelasan tentang makna pernyataan tersebut, mereka menunjukkan perubahan kinerja yang jauh lebih baik. Janji atasan yang tidak ditepati juga menjadi faktor permasalahan kurangnya motivasi kerja bawahan. Jadi persoalan motivasi bukan hanya persoalan uang yang mereka dapatkan.

Salam sukses selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner PT. Smart Business Solution

Get Optimum Result

Banyak didapatkan permasalahan sederhana ketika kami melakukan pendampingan /supervisi atas program leadership yang dijalankan. Bila kita dengar dari pengawas maka seringkali yang diungkapkan adalah persoalan pendapatan karyawan yang kurang, tidak ada insentif yang diberikan, permasalahan kontrak kerja karyawan, bawahan yang tidak disiplin, sulit diarahkan, kurang motivasi dll.
Namun bila kita dengar pendapat dari pihak manajemen dalam hal ini para manager bagian maka mereka mengatakan : supervisornya tidak tegas, tidak berani menegur, kurang bisa memberikan pengarahan, kurang perhatian terhadap karyawan maupun proses kerja, kurang perhatian terhadap kebersihan, dll. Dimana pokok persoalannya ada pada supervisornya.

Sedangkan pandangan bawahan menyampaikan bahwa pengawasnya yang tidak disiplin, kurang bersedia untuk melakukan kontrol pekerjaan, kualitas bahan yang digunakan kurang bagus, standar hasil kerja yang berubah-ubah, kesulitan mencari peralatan kerja yang kadang dipinjam oleh bagian lain, bahan yang kurang bagus dan permasalahan sejenis.

Perlu disadari bahwa gambaran permasalahan dibawah adalah merupakan cerminan cara kerja pimpinan yang ada diatasnya. Oleh karena itu untuk mendapatkan hasil yang optimal perlu dilakukan evaluasi atas permasalahan yang muncul.

1. They know what is expected
Suatu anggapan yang keliru dimana orang yang telah bekerja lama tentunya sudah memahami apa yang diharapkan dari mereka. Persepsi yang keliru tentang bawahan yang mengakibatkan kita memberikan teguran dan menyalahkan mereka karena mereka tidak mematuhi cara kerja yang diarahkan oleh pengawas. Sesungguhnya bawahan memahami bila hasil kerja mereka tidak sesuai dengan target yang ditetapkan. Tindakan menyalahkan membawa dampak lemahnya semangat kerja karyawan. Karyawan berharap untuk tidak disalahkan tetapi diberikan solusi tentang apa yang harus mereka lakukan. Lebih baik menghentikan suatu proses dan memberikan masukan tentang apa yang seharusnya dilakukan pada seluruh karyawan terlibat daripada memberikan teguran ketika mereka telah selesai mengerjakannya.

2. They have competencies to perform
Suatu pekerjaan yang diberikan pada orang yang bukan ahlinya maka tidak bisa diharapkan hasil yang optimal. Termasuk dalam hal ini adalah kecerdasan, pendidikan, pengalaman, kemampuan menghasilkan barang atau jasa, sikap kerja yang baik. Pekerja yang kurang memiliki kecerdasan dexterity, sulit untuk bisa diharapkan bisa menghasilkan produktifitas kerja dibagian sortir atau packaging. Seseorang yang memiliki karakter kurang mudah bergaul atau bisa memulai interaksi hanya pada orang yang dikenalnya dengan baik, membutuhkan waktu untuk dapat menjadi seorang sales executive yang berhasil. Masing-masing individu memiliki bakat atau potensi dan perlu ditempatkan sesuai dengan potensinya. Dapatkan informasi tentang memahami 10 kecerdasan individu di link blog (fingerprint test) ini.

3. They supported by facilitating work environment
Dukungan fasilitas sangat menentukan peningkatan produktifitas kerja. Banyak manager atau pengawas yang menyampaikan bahwa karyawan telah dilengkapi dengan peralatan kerja yang memadai. Pada kenyataannya, mereka sering melakukan tindakan saling pinjam peralatan kerja. Bisakah mereka bekerja optimal bila tidak didukung oleh fasilitas? Termasuk dalam hal ini adalah sistem informasi atau kemudahan pengawas untuk dihubungi manakala mereka membutuhkan keputusan dari pengawasnya.

4. They motivated to perform what is expected.
Persoalan motivasi adalah faktor terakhir yang perlu dianalisa. Banyak kejadian dimana manajemen menetapkan sistem incentif tetapi kinerja karyawan tidak menunjukkan perbaikan yang signifikan. Ada juga karyawan yang tidak bersedia lembur untuk menyelesaikan pekerjaan, mereka kurang membutuhkan uang sebagai motivasi. Namun hanya disampaikan akan hapus dosanya bila berkarya dengan tangan mereka dari pagi hingga petang, serta diberikan penjelasan tentang makna pernyataan tersebut, mereka menunjukkan perubahan kinerja yang jauh lebih baik. Janji atasan yang tidak ditepati juga menjadi faktor permasalahan kurangnya motivasi kerja bawahan. Jadi persoalan motivasi bukan hanya persoalan uang yang mereka dapatkan.

Salam sukses selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner PT. Smart Business Solution

Pelatihan Smart : Motivation Training Series

Sesungguhnya motivasi untuk sukses dibidang apapun berasal dari dalam diri individu. Bukankah bila kita dimotivasi oleh sesuatu yang berasal dari luar diri kita, maka nasib karir kita bukan ditentukan oleh diri kita. Banyak pandangan yang keliru tentang faktor yang menyebabkan individu memiliki semangat atau motivasi yang tinggi dalam pekerjaannya.

Bila kita fokus pada apa yang ada diluar dan kita tidak punya kuasa untuk mengaturnya maka kita tak akan bisa sampai pada apa yang kita inginkan dalam kehidupan. Manakala motivasi kita adalah uang maka ketika uang yang diterima tak sesuai harapan maka kita menjadi tidak bersemangat. Individu yang demikian akhirnya menyerah pada nasib dan melupakan apa yang dicitakannya. Bukankah jauh lebih baik kita bekerja dimana kita sanggup membuat perubahan dalam kehidupan kita sendiri.
Sadari bahwa sumber terbesar untuk meraih apa yang kita citakan ada didalam diri kita sendiri. Tumbuhkan keyakinan untuk meraih apapun dengan melihat bukti-bukti dalam perjalanan menuju apa yang diharapkan. Tempa diri dengan banyak pelatihan dan bacaan karena itu yang akan tetap menjaga kita terus termotivasi. Modul pelatihan smart Motivation Training Series yang bisa membantu anda meningkatkan performance kerja :

1. Success Mind Set

Semua yang berwujud, diciptakan lebih dulu dalam alam pikir. Bila kita tidak buat gambaran detail tentang apa yang kita harapkan maka kita tak akan bisa mewujudkannya. Tak ada orang yang bersedia membantu kita untuk sukses, mereka tentunya berpikir agar dirinya juga sukses. Memang tak semua apa yang anda inginkan dalam hidup dapat terwujud tetapi apa yang anda yakini dan benar-benar anda inginkan, bisa anda wujudkan.

Bukan pendidikan, bukan kemampuan, bukan pengalaman dan bukan pula kepandaian yang dapat menghantarkan diri anda menjadi apa yang anda harapkan dalam kehidupan. Tetapi kemauanlah yang mampu menghantar seseorang untuk sampai pada tujuannya. Maka ciptakan tujuan lebih dulu, karena bila tidak diciptakan maka anda tidak akan pergi kemanapun, karena anda tak mengerti arah mana yang akan anda tuju.
Paket pelatihan : 4 jam

2. Building Character to Get Success

Pikirkan dan ciptakan kebiasaan baik, maka kebiasaan baik tersebut akan menolong kita untuk mencapai sukses yang kita harapkan. Setiap awal pembentukan adalah butuh waktu yang jauh lebih lama daripada kebiasaan telah terbentuk. Hukum pertama kali berlaku yaitu : butuh waktu, tidak sempurna, butuh upaya lebih keras. Kebiasaan yang terus menerus dilakukan akan membentuk karakter diri seseorang.

Pohon dikenal karena buahnya, bila buahnya baik maka baiklah batangnya, baiklah akarnya, baiklah bibitnya. Sedangkan Orang dikenal bukan karena kebaikannya yang ia lakukan sesekali tetapi orang dikenal karena karakternya, orang dipercaya karena karakternya, orang mampu meraih apapun yang diyakini karena ia memiliki karakter dan mental seorang juara sejati. Bila sesuatu sudah ada dalam benak maka itu bisa diwujudkan. Motor penggerak untuk mewujudkannya adalah kemauan dan karakter.
Paket Pelatihan : 14 jam

3. Achievement Motivation Training

Tak ada manusia yang tak melakukan tindakan terbaik buat dirinya. Namun banyak orang yang kurang mempertimbangkan apa yang dilakukannya bagi banyak orang atau bagi masa depannya.” Life is a matter of choice” setiap orang menentukan pilihan terbaiknya namun hasil buah pikir adalah pertimbangan. Pertimbangan secara menyeluruh yang kurang diperhatikannya.

Menumbuhkan motivasi adalah memperlihatkan secara keseluruhan, memperlihatkan dengan 2 sudut pandang, melihat dengan ke dua matanya. Bila ini dilakukan maka setiap orang akan mampu mengambil tindakan terbaiknya. Penerimaan lingkungan atas tindakan terbaik menumbuhkan rasa percaya diri. Dengan rasa percaya diri maka banyak hal yang dapat dilakukan oleh manusia. Bila ia tak percaya pada dirinya sendiri maka tak ada orang lain yang percaya pada dirinya.

Sumber percaya diri adalah bangga diri. Bangga terhadap apa yang telah dicapainya. Kebanggaan lahir karena prestasi yang diraihnya. Maka buatlah prestasi di bidang anda masing-masing, buatlah perbedaan dengan lainnya, buatlah diri kita menjadi unggul dibidang yang kita kuasai. Sedangkan prestasi lahir karena keyakinan terhadap tujuan yang diciptakan, konsisten terhadap cara untuk mencapai tujuan dan mencintai terhadap apa yang dikerjakan.

Carilah sesuatu yang paling anda senangi dari pekerjaan anda, analisa kesesuaian dengan sikap yang perlu anda miliki dalam mencapai tujuan hidup anda, komitmen untuk terus mengembangkan diri, melakukan yang terbaik dan anda menjadi manusia yang berprestasi. Ingatlah prestasi besar lahir karena prestasi kecil yang anda capai dalam pekerjaan anda, sukses besar lahir dari sukses kecil. Tak ada kegagalan bagi yang siap mereka hanya menerima 2 alternatif yaitu : sukses atau belajar, untuk mengubah tindakan meraih prestasi yang lebih baik. Diperlukan latihan terbaik untuk menjadi yang terbaik.
Paket pelatihan : 21 jam

4. How to Motivate People
Pelatihan dikhususkan bagi manager dan pengawas untuk bisa mendapatkan kinerja puncak dari bawahannya. Bagaimana mengevaluasi sistem yang berlaku saat ini untuk bisa menjaga motivasi karyawan menjadi lebih baik. Apa yang perlu dilakukan terhadap incentif, dimana incentif menimbulkan kepandaian karyawan untuk berhitung dan tidak semua pemberian incentif memotivasi karyawan dengan jauh lebih baik. Sistem apa sajakah yang perlu dilakukan evaluasi, sehingga karyawan bersedia untuk unjuk kerja dengan berkarya dan bukan hanya bekerja.

Bagaimana peran Manager dan Pengawas dalam memotivasi karyawan? Tepukan, pujian, penghargaan kadang bisa efektif dan tidak efektif dalam memotivasi karyawan. Apa yang bisa dijanjikan oleh manager atau pengawas untuk dapat memacu prestasi bawahannya? Dapatkan semua jawabannya dalam pelatihan “ How to Motivate People”
Paket Pelatihan : 14 jam

Semoga artikel ini bisa dijadikan masukan bagi pembaca budiman.
Salam Sukses Selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner PT. Smart Business Solution.

Effective Communication

Banyak permasalahan terjadi karena salah komunikasi. Komunikasi adalah sebuah ketrampilan yang dapat dilatih dan menjadi efektif. Berbasis dari pengalaman dalam mengimplementasikan program perbaikan di perusahaan maka disimpulkan bahwa banyak masalah terjadi karena faktor salah komunikasi atau komunikasi yang tidak tepat sasaran.

Ada sebagian informasi penting yang tidak bisa sampai kepada pejabat yang memiliki kewenangan dalam mengubah cara kerja atau membuat kebijakan dalam mewujudkan program perbaikan. Masalah yang sering muncul adalah bawahan atau orang yang menerima perintah mengalami salah persepsi. Ada juga kasus dimana pengawas kurang mampu menyampaikan pesan dengan tepat. Sesungguhnya masalah besar, muncul dan berasal dari masalah kecil yang kurang diperhatikan.

Dalam supervisi leadership program, kami sering melakukan pendampingan kepada pengawas dilapangan. Kami hadir disamping pengawas yang memberikan pengarahan baik di pagi hari sebelum bekerja maupun sore hari setelah bekerja. Cobalah telaah komunikasi pengarahan berikut ini :

• “Selamat pagi. Pada hari ini saya perlu sampaikan bahwa kita akan bekerja seperti biasa, dan perlu diperhatikan target masing-masing bagian sesuai
yang telah di tetapkan. Bila kita tidak memenuhi target maka perusahaan ini akan rugi dan saya bersama anda pada akhirnya juga akan terkena
dampaknya…..”

• “Selamat pagi, disini kita perlu menerapkan program perusahaan yang telah ditetapkan.Kita juga telah sadari bahwa kebersihan merupakan sebagian
dari iman. Jadi program perusahaan tidak bertentangan dengan prinsip yang benar. Oleh karena itu kami menghimbau agar setiap bagian untuk
memperhatikan, menjaga dan mau bertindak bila melihat sesuatu yang tidak
bersih di lingkungan kerja masing-masing…….”

• “………..saya perlu tekankan bahwa kerjasama sangat penting dan hanya dengan kerjasama maka semua permasalahan berat menjadi ringan, semua kesulitan menjadi dapat dimudahkan. Oleh karena itu kerjasama antar proses perlu ditingkatkan dengan saling membantu bila ada hambatan. Saya berharap yang tidak ada pekerjaan untuk membantu bagian lain dari pada menunggu dan itu sebenarnya tidak perlu disuruh-suruh lagi …..”

Nampaknya apa yang disampaikan oleh pengawas tersebut jelas. Namun ketika kami melakukan tindak lanjut kepada karyawan yang diberikan pengarahan, didapatkan bahwa hampir sebagian besar karyawan tidak memahami apa yang harus dilakukannya. Mereka paham tentang apa yang disampaikan tetapi tidak tahu apa yang harus dikerjakannya.

Bila karyawan tak melakukan apa yang seharusnya dilakukannya, maka tak ada hasil perbaikan yang dapat diharapkan. Pengaruh terbesar adalah bagaimana seorang pengawas memiliki ketrampilan dalam menyampaikan pesannya kepada bawahan sehingga bawahan dapat diharapkan bekerja optimal. Hal ini seringkali menjadi berbeda dari sudut pandang pengawas dimana mereka menyampaikan bahwa bawahan mereka sulit dan tak patuh terhadap perintah mereka.

Ada pula yang perlu mendapatkan pemahaman tentang apa yang penting untuk diterima atau disampaikan dalam komunikasi. Ada 2 makna yang akan ditangkap oleh komunikan dalam berkomunikasi. Seringkali karyawan tidak bersedia berbuat lebih karena tersinggung dengan ucapan pengawasnya. Ia tergolong orang yang menerima muatan emosi dari yang menyampaikan pesan ( Emotional Transfer ). Patut disadari bahwa “Content Transfer” yang jauh lebih penting untuk di terima dalam kita berkomunikasi. Intonasi karena pengaruh emosi atau karena kebiasaan dari orang yang menyampaikan pesan perlu dipahami dengan lebih baik oleh pihak2 yang terkait dalam berkomunikasi.

Sebagian lainnya kurang memahami makna koordinasi. Banyak diantara para pengawas maupun staf telah menyampaikan bahwa mereka telah melakukan koordinasi dilapangan. Namun mengapa masih terjadi jadual produksi yang tak bisa mencapai target dan diantara mereka saling lempar tanggung jawab. Adanya kasus salah inmformasi maupun keterlambatan bahan dalam proses merupakan gejala bahwa diantara pengawas kurang memahami makna koordinasi.

Berbasis pengalaman dalam membimbing dan mendampingi klien untuk menjalankan program perbaikan maka disain materi pelatihan penuh dengan studi kasus yang terjadi di lapangan sehingga diharapkan setelah mengikuti pelatihan akan terjadi perubahan cara peserta melakukan komunikasi yang efektif. Dengan contoh yang sesuai dengan kondisi kerja mereka, memudahkan peserta mengimplementasikan materi yang disampaikan. Diharapkan dengan cara demikian maka kinerja proses dapat ditingkatkan dalam waktu singkat.

Salam Sukses Selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner PT. Smart Business Solution.

Professional Fee Pelatihan

Sebagian besar pelatihan yang kami selenggarakan dituntut untuk bisa langsung memberikan kontribusi dalam peningkatan kinerja perusahaan. Dalam pelatihan tentunya peserta mendapatkan pemahaman tentang apa yang perlu dilakukan perbaikan baik bagi dirinya, cara kerjanya, kinerja bagian atau kinerja perusahaannya, serta memperoleh semangat dalam melakukan perubahan atau perbaikan. Oleh karena itu kami selalu meminta masukan tentang persoalan yang terjadi diperusahaan sehingga diharapkan setelah pelatihan ada bekal perbaikan yang langsung dapat dilakukan oleh peserta.

Dalam mengimplementasikan ide perbaikan, ada tantangan yang akan dihadapi oleh peserta dimana suatu hal yang wajar apabila setiap perubahan akan mendapatkan perlawanan berupa penolakan. Memang tak ada orang yang menolak perubahan tetapi mereka menolak untuk diubah. Tantangan lainnya adalah berasal dari dalam diri orang yang bersangkutan berupa kebiasaan. Oleh karena itu pihak kami banyak melakukan supervisi dan bimbingan setelah melakukan pelatihan, agar hasil pelatihan memiliki dampak langsung terhadap peningkatan kinerja di perusahaan dan Return On Training Investment (ROTI)dapat dipertanggung jawabkan. Bagi perusahaan yang hendak mengukur ROTI atas dampak pelatihan akan dikenakan biaya tersendiri.

Penawaran Professional Fee kami adalah sebagai berikut :

a. Professional Fee untuk Pembicara Pelatihan ....Rp 2.500.000,00 / jam.
b. Professional Fee Partner dalam Supervisi ........Rp 2.500.000,00 / Mandays
c. Professional Fee Senior Staf dalam Supervisi ... Rp 1.750.000,00 / Mandays
d. Professional Fee untuk Penanganan Corporate diperhitungkan tersendiri

Biaya pelatihan dan supervisi adalah biaya untuk pembicara atau personil yang ditugaskan, belum termasuk biaya akomodasi, administrasi, fotocopy, dan penggandaan makalah, Out Town Allowance (OTA).

Dapatkan peluang untuk penghematan biaya pelatihan dengan melakukan pengambilan Paket Pelatihan, Kontrak Kerja Pelatihan, dan Promo pelatihan sampai dengan 25 Agustus 2011 dengan menghubungi pihak kami, PT. Smart Business Solution di 031-8781491 dengan bapak Ismanu, ibu Olsa, atau ibu Rini.

Mari berbuat dan berkarya lebih banyak lagi demi bangsa Indonesia

Salam Sukses Selalu

Reksa Boeana
Executive Partner Smart Business Solution

Effective Presentation

Banyak yang telah menyadari tentang pentingnya SDM dalam upaya membawa perusahaan menjadi perusahaan yang unggul. Ditangan manusialah semua tehnologi dapat dijalankan dengan optimal dan ditangan manusialah, sistem dapat dijalankan secara efektif. Namun apa yang perlu diinvestasikan dalam diri manusia sehingga mereka menjadi manusia produktif. Tindakan manusia dipengaruhi oleh nilai yang dianutnya. Sedangkan nilai bisa ada pada diri manusia manakala berulangkali ditanamkan. Sama halnya ketika kita mendengar kata”Kentucky” dalam benak kita langsung tergambar tentang ayam goreng. Sedangkan Kentucky adalah salah satu nama kota di Amerika.

Bila karyawan banyak menerima masukan tentang hal yang buruk maka peluang memiliki persepsi yang buruk semakin besar. Bukankah bila ada 9 orang berpandangan negatif maka 1 orang baik juga akan lebih mudah terpengaruh berpandangan negatif. Dibandingkan 1 orang baik tersebut mengajak 9 orang berpandangan negatif menjadi baik. Oleh karena itu investasi pada sumber penghasil perbaikan kinerja perusahaan tetap diperlukan. Perlu ada program yang bersifat kontinyu untuk bisa menanamkan nilai baik pada karyawan.

Kendala yang dihadapi oleh manajemen adalah faktor biaya pelatihan yang dampaknya tidak dapat langsung dirasakan dengan peningkatan laba atau kinerja lainnya. Sebenarnya cara terbaik adalah memberikan pelatihan pada karyawan. Pelatihan yang baik, memberikan alternatif pilihan tindakan yang dapat dilakukan individu, karena tak ada orang yang mau bekerja dengan pikiran orang lain. Seorang motivator sekalipun juga membutuhkan motivasi dari orang lain manakala ia mengalami persoalan, ia butuh motivator untuk bisa memperbaiki level motivasinya, baik melalui buku yang dibacanya maupun menghadiri seminar motivasi.
Pelatihan “Effective Presentation” memberikan solusi yang tepat dalam mengatasi faktor biaya.

Dimana dapat diciptakan trainer internal untuk menyampaikan materi atau menanamkan nilai positif pada karyawan. Penyampaian yang dilakukan dengan sekedarnya dan tidak memenuhi kaidah pelatihan orang dewasa bisa jadi sulit diterima oleh Audience dewasa. Oleh karena itu dibutuhkan pelatihan “Effective Presentation”.

Dalam pelatihan dijelaskan bahwa kemampuan presentasi bukanlah bakat bawahan tetapi latihan terbaik yang bisa di lakukan. Bukankah semua juara terlahir karena kesungguhan dan latihan terbaik yang dilakukannya. Disamping itu, peserta mendapatkan penjelasan bagaimana membuat presentasi yang menarik. Dibuktikan pula bahwa tak ada orang yang bersedia melakukan presentasi yang tidak menarik maka siapapun pasti bisa membuktikan bahwa presentasinya menarik. Bagaimana menciptakan kesan pertama yang menarik, membuat perkenalan yang menarik dan menyampaikan materi yang memudahkan pendengar untuk bisa memahami dan dalam keadaan gembira.

Peserta diberikan model ice breaker yang bisa digunakan untuk membangkitkan suasana dan membuat audience terlibat sehingga penyampaian menjadi tidak membosankan. Peserta akan berlatih menggunakan ice breaker yang disiapkan dan menggali ice breaker sesama peserta dari sumber lainnya. Bagaimana Berpikir kreatif untuk membuat pemahaman audience jauh lebih baik melalui persiapan yang baik.

Melalui Trainer internal maka penyampaian nilai positif pada karyawan akan langsung terjadi perubahan pada diri yang menyampaikan pesan tersebut. Dalam program praktek leadership yang kami implementasikan maka nilai-nilai yang meskipun dibacakan juga memiliki pengaruh dalam pemikiran pendengarnya. Terutama di perusahaan yang telah terbentuk para trainer internal dimana nilai tersebut tidak hanya dibacakan tetapi disampaikan melalui gaya masing-masing penyampai pesan. Suatu hal yang wajar bila yang menyampaikan pesan tidak ingin melanggar apa yang dikatakannya. Oleh karena itu sangat penting pernyataan “ sampaikan walaupun satu ayat” mengandung makna yang dalam untuk memperbaiki kualitas sikap mental kita dalam menerima perubahan dan perbaikan yang membawa pada masa depan yang jauh lebih baik. Perubahan kecil yang dilakukan terus menerus sesungguhnya menghasilkan perbedaan yang besar, ditentukan oleh seberapa jauh kita berjalan.

Jadikan ketrampilan Presentasi Efektif menjadi bekal bagi diri anda untuk menapaki jenjang
karir yang lebih baik.

Siapapun adanya, ia pasti bisa lakukan... hanya dengan kemauan yang keras untuk mewujudkan apa yang diyakininya dimasa depan.

Salam Sukses Selalu

Reksa Boeana
Executive Partner Smart Business Solution.

Achievement Motivation Training (Motivation Training Series)

Pelatihan yang didisain untuk menumbuhkan motivasi berprestasi pada diri karyawan. Karyawan perlu disadarkan bahwa power untuk sukses ada pada dirinya. Karena individu yang menghendaki untuk sukses. Sukses ditentukan oleh kekuatan atau potensi yang dikembangkan oleh karyawan. Pihak lain menghendaki karyawan untuk sukses, sesungguhnya yang menghendaki tentu memiliki kepentingan tersendiri, yaitu sukses juga untuk diri mereka sendiri. Tak ada orang yang berbuat semata untuk orang lain, tentu semua perbuatannya akan berpulang pada dirinya sendiri.

Melalui pemahaman akan dirinya sendiri, memahami kebutuhan dan keinginannya, dimana semua manusia menghendaki untuk sesuatu yang lebih baik. Itulah kekuatan nurani yang ada pada diri setiap insan. Oleh karena itu mereka yang bertindak tidak sesuai dengan nuraninya maka sesungguhnya ia menentang nilai yang ada pada dirinya. Fitrahnya manusia adalah berbuat yang terbaik karena mereka memang diciptakan dalam rupa terbaik. Dalam pelatihan AMT, peserta akan menyadari tentang tindakan yang perlu dilakukan untuk dapat tampil sebagai yang terbaik.

Peserta juga disadarkan tentang perlunya peran keluarga bagi kesuksesan diri mereka. Perbuatan dan tanggung jawab mereka dalam bekerja adalah untuk bisa membawa keluarganya dalam kehidupan yang lebih baik. Dengan menyadari tentang tujuan ini maka peserta akan memiliki tanggung jawab yang lebih baik dalam bekerja. Fitrahnya manusia adalah menghendaki bahwa generasi penerusnya akan mendapati hidup yang lebih baik dari dirinya, bukannya harus menanggung hutang yang perlu diselesaikan. Ada mis manajemen dimana, suatu hasil bumi di ambil tetapi sampai dengan saat ini kita masih berhutang dan meninggalkan hutang bagi generasi penerus bangsa ini. Tak ada perbuatan yang bermanfaat manakala kita fokus pada sesuatu yang kita tak sanggup mengubahnya.

Peserta juga akan mendapatkan bukti bahwa sikap mental yang tepat kepada atasan adalah sikap hormat dan patuh. Dengan cara demikian maka akan terjadi relasi yang baik antara atasan dan bawahan. Bawahan dapat menjadi sukses manakala ia diberikan peluang untuk belajar, peluang untuk mencoba sesuatu hal baru, peluang untuk menghasilkan karya, kesempatan untuk menduduki suatu jabatan dan itu semua adalah peluang yang diberikan oleh atasan kita. Ridhonya seorang pemimpin merupakan ridhoNya pencipta hidup kita.

Sukses tidak dibangun sendiri, meskipun sukses berasal dari diri kita sendiri yang mampu mempersiapkan dengan lebih baik. Persiapan yang lebih baik menciptakan peluang atau kesempatan kepada kita untuk maju kearah yang lebih baik. Kesempatan bukan hanya sekali dalam kehidupan, tetapi berulang kali tercipta bagi mereka yang telah siap menerimanya. Kita penguasa atas kesempatan, tindakan, materi dan sesuatu hal yang diciptakan karena kita yang sanggup mengubahnya. “the Great People always talk about IDEAS, Average People talk about things, Small People Talk about others”. Hidup adalah pilihan kendalikan perbuatan dan percakapan kita untuk dapat berada bersama orang-orang yang luar biasa.

Bekerja adalah ibadah maka sikap yang tepat adalah mencintai pekerjaan kita. Pekerjaan yang memberikan peluang pada kita untuk bisa menapaki jalur karir yang lebih baik. Tak ada orang yang percaya dan bersedia untuk membayar kita mahal manakala kita tidak memiliki pengalaman kerja terbaik yang dapat kita banggakan. Orang yang tak bisa membanggakan pekerjaan sebelumnya sulit mendapatkan pekerjaan yang lebih baik. Banyak orang menghendaki surat referensi tetapi kebanggaan yang membuat ia lebih baik adalah kebanggaan atas pekerjaannya sendiri. Oleh karena itu pekerjaan bernilai sebagai ibadah.

Melalui penyampaian nilai-nilai ini dan mengubah paradigma berpikir peserta pelatihan AMT melalui studi kasus, permainan dan kuesioner penilaian serta umpan balik yang mampu meningkatkan pemahaman karyawan untuk tidak berdiam diri dan bersegera mengambil tindakan untuk menunjukkan prestasinya. Komitmen karyawan untuk berprestasi di abadikan dalam sebuah slogan atau ikrar bersama untuk tetap terus memacu diri menjadi lebih baik.
Selamat bagi mereka yang telah mengikuti pelatihan ini, teruslah berkarya tidak hanya bekerja dan Salam Sukses selalu


Reksa Boeana
Executive Partner Smart Business Solution.

Meningkatkan Kinerja Pengiriman Anda

Kecepatan pelayanan kepada pelanggan menjadi salah satu faktor untuk menciptakan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu manajemen perlu melakukan pengukuran dan terus secara kontinyu memperbaiki kinerja pengirimannya. Pelanggan menghendaki order atau pesanannya dapat dengan segera terpenuhi. Melalui pengukuran maka manajemen dapat melakukan analisa, mengambil tindakan dan memantau perbaikan kinerja pengirimannya.( Warehouse Management Series).

Dalam pelatihan ini peserta akan diberikan langkah kerja pengukuran yang dibutuhkan agar mampu memperbaiki kinerja pengirimannya. Melakukan analisa proses dimana proses kerja pengiriman akan dipecah menjadi beberapa proses agar mampu mengidentifikasi dengan lebih baik. Bukankah suatu permasalahan tidak berdiri sebagai permasalahan tunggal tetapi sebagai permasalahan yang saling terkait antar proses. Melalui analisa proses dan memecah proses menjadi bagian proses dimana kemudian di pecah lagi menjadi serangkaian aktifitas, maka identifikasi masalah pengiriman mampu diidentifikasikan dengan lebih baik.

Berdasarkan atas analisa dan identifikasi permasalahan sampai dengan kegiatan terkecil suatu aktifitas maka tak heran kita mampu meningkatkan kinerja pengiriman menjadi lebih cepat dan tepat hanya dalam hitungan hari. Bukankah apabila kita ingin maju maka kita perlu berhenti sejenak dan berpikir bagaimana kemajuan yang dikehendaki akan dapat terealisasi dalam waktu pendek.

Banyak orang enggan berpikir lebih detail dan fokus mereka lebih pada bekerja keras untuk mencapai apa yang diharapkannya. Sama halnya dengan orang tua yang memandang bahwa nilai matematika anak yang rendah dapat diperbaiki dengan menambah les matematika kepada anak. Namun banyak diantara orang tua yang mendapatkan hasil dimana hasil anak tidak mengalami peningkatan yang signifikan setelah periode tertentu menggunakan jasa guru privat. Guru les privat juga mengajarkan pada anak sesuai dengan bab pelajaran yang harus diberikan pada anak tanpa melakukan analisa persoalan nilai anak yang bersangkutan.

Seringkali dalam konsultasi fingerprint test, kami menyarankan agar orang tua lebih dulu melakukan analisa yang mendalam tentang hasil nilai anak. Bisa jadi anak baik di bidang aritmatika, hitungan dan soal cerita. Tetapi lemah di bidang bangun ruang. Maka tindakan yang tepat adalah membuat prioritas untuk belajar anak. Disamping itu porsi jumlah jam belajar pada sub topik yang berkaitan lebih banyak. Sehingga dengan cara ini maka nilai matematika anak dapat ditingkatkan dalam waktu singkat.

Begitu pula dalam meningkatkan kinerja pengiriman anda. Lakukan analisa lebih dulu mulai dari order diterima sampai dengan barang dikirimkan. Tindakan yang tepat adalah memecah proses tersebut menjadi sub proses dan kegiatan atau aktifitas sehingga manakala dilakukan langkah tindakan perbaikan maka hasil perubahan langsung terjadi. Dalam pelatihan akan di sampaikan tentang bagaimana peluang untuk meningkatkan kinerja pengiriman sesuai dengan kondisi di perusahaan. Langkah yang tepat adalah berpikir lebih dulu bertindak kemudian.

Salam sukses selalu

Reksa Boeana
Executive Partner Smart Business Solution.

3 Hari Yang Berarti Dalam Peningkatan Produktifitas

3 Hari yang Berarti Dalam Peningkatan Produktifitas

Tuntutan pelanggan terus berubah, perusahaan yang sanggup menanggapi dan memenuhi tuntutan tersebut yang akan bertahan dan mampu berkembang dalam persaingan yang semakin ketat. Salah satu tindakan yang diperlukan adalah melakukan peningkatan kinerja produktifitas. Peningkatan produktifitas berarti mengoptimalkan fungsi operasi dengan mempertahankan jumlah masukan.

Ada 4 langkah untuk meningkatan produktifitas yaitu : (1), Meningkatkan hasil suatu proses dan mempertahankan jumlah input yang dibutuhkan oleh proses tersebut. (2), Meningkatkan kinerja hasil proses dengan mengurangi jumlah masukan melalui langkah-langkah efisiensi. (3), Meningkatkan kinerja hasil proses berlipat melebihi kenaikan input yang dibutuhkan. (4), Mempertahankan hasil yang pernah dicapai dengan mengurangi jumlah masukan yang dibutuhkan untuk menghasilkan output dari suatu proses.

Melalui pengukuran ini maka akan dapat diketahui tentang perkembangan perbaikan yang dilakukan. Barang siapa tak bisa mengukur maka ia tak akan pernah bisa menghasilkan perbaikan. Tindakan perbaikannya tidak bersifat konsisten karena kita tidak melakukan pengukurannya.

Manfaat pengukuran juga untuk melihat dampak tindakan perbaikan yang dilakukan terhadap kinerja proses, sehingga dapat segera diambil langkah-langkah perbaikan yang diperlukan agar percepatan perbaikan dapat dengan segera di wujudkan. Melalui Action maka hasil perubahan akan dapat direalisasikan. Mengubah Action akan menghasilkan hasil yang berbeda. Tak ada gagal, yang ada adalah kita kurang berani melakukan tindakan yang berbeda.

Oleh karena itu kunci perbaikan adalah melakukan tindakan kreatif untuk menciptakan hasil yang diharapkan. Kebanyakan orang bertindak berdasarkan pengalamannya, banyak diantara mereka yang bekerja dengan standar yang telah ditetapkan. Bila kita kaji lebih dalam maka pengalaman adalah masa lalu kita. Tindakan yang berdasarkan pada pengalaman tentunya akan menghasilkan hasil yang sesuai dengan yang pernah dicapai. Tak ada pencapaian kinerja yang jauh melebihi apa yang telah pernah dicapai, ketika kita mendasarkan keputusan kita pada pengalaman maka kita hanya sampai pengulangan atas kesuksesan yang pernah diraih.

Diperlukan perangkat berpikir lateral untuk menghasilkan ide-ide kreatif yang dapat dituangkan dalam kertas kerja perbaikan. Dalam pelatihan ini akan diberikan pemahaman tentang bagaimana melahirkan ide-ide dalam memberikan solusi atas peningkatan kinerja perusahaan.

Hari Pertama : pembahasan difokuskan untuk menumbuhkan keyakinan bahwa permasalahan sulit sekalipun akan dapat diselesaikan. Bagaimana memahami sumber perbaikan yang sangat berharga bagi kita dalam melakukan tindakan perbaikan. Bagaimana mengidentifikasi masalah, menemukan penyebabnya dan berpikir kreatif agar tidak terjebak atas pengalaman masa lalu.

Hari Kedua : Peserta akan diperkenalkan tentang perangkat berpikir untuk bisa menghasilkan ide kreatif yang digunakan untuk meningkatkan kinerja perusahaan atau bagian. Dibahas kasus tentang tindakan-tindakan yang bisa diambil dalam meningkatkan kinerja proses.

Hari Ketiga : Peserta melakukan praktek dengan bekerja secara berkelompok dalam menggunakan perangkat berpikir ini. Dimana di akhir sessi akan dibuatkan Action Plan perbaikan yang dibutuhkan untuk meningkatkan produktifitas dengan mengacu pada permasalahan di perusahaan sehingga dapat langsung diaplikasikan atau diterapkan.

Pelatihan : “Bagaimana Meningkatkan Produktifitas Kerja Bagian / Perusahaan dalam waktu 3 Hari” menjadi alternatif pilihan pelatihan yang bisa menghasilkan peningkatan produktifitas. Pihak HRD atau Manager terkait akan mendapatkan “ACTION PLAN” untuk memantau langkah perbaikan berjalan sesuai target yang ditetapkan.

Investasi anda sangat berarti bagi peningkatan produktifitas dan kepuasan pelanggan. Dapatkan informasinya di Smart Business Solution hubungi 031-8781491.

Salam Sukses Selalu
Reksa Boeana
Executive Partner PT. Smart Business Solution.

Pelatihan Leading Change

Perubahan adalah kata kunci untuk unggul dalam persaingan. Persaingan tentunya semakin ketat, maka konsekuensi bagi perusahaan yang tak bersedia melakukan perubahan adalah kematian. Sama halnya dengan benda mati yang tak bergerak, sedangkan segala sesuatu yang hidup tentu bergerak, bertumbuh dan berkembang. Lalu bagaimana dengan yang bersedia untuk melakukan perubahan, apakah mereka akan terus tumbuh dan berkembang sehingga menjadi unggul? Banyak pengusaha yang tetap mempertahankan sistem yang ada atau mengunggulkan sistem yang telah berjalan, tetapi ingatlah bahwa tidak semua kembang itu menjadi buah. Kelangsungan pertumbuhan perusahaan ditentukan oleh berapa banyak dan besar perubahan yang dihasilkan.
Oleh karena itu dalam melakukan perubahan perlu memahami sumber perubahan, yaitu Sumber Daya Manusia perusahaan yang seringkali dikatakan sebagai asset yang berharga untuk unggul dalam persaingan. Tehnologi bisa didatangkan dan sistem bisa diadopsi tetapi peran manusia sangat menentukan karena mereka yang mengoperasikan tehnologi dan menjalankan sistem. Ditangan SDMlah letak kunci keunggulan perusahaan.
Sedangkan berbicara tentang SDM maka faktor penentu manusia berubah adalah pada sikapnya. Bila mereka berpandangan negatif maka seluruh tindakan dan perkataannya menjadi negatif, dan merupakan faktor penentu dalam menghambat kemajuan perusahaan. Sedangkan sikap dihasilkan oleh sudut pandang manusia. Oleh karena itu diperlukan pelatihan agar mereka berubah paradigmanya atau persepsinya, melalui pemberian dua sisi sudut pandang sehingga yang bersangkutan dapat mengambil keputusan untuk berubah menjadi lebih baik. Sesungguhnya tak ada manusia yang bersedia menggunakan pikiran orang lain melainkan pikirannya sendiri.

Dalam Pelatihan Leading Change akan dibahas :

1. Peran Leader dalam Perubahan.

Leader yang menjadi penggerak perubahan, ditangan mereka perbaikan dapat dihasilkan. Bagaimana peran Leader agar perubahan yang terjadi bisa berjalan dengan cepat. Bagaimana Leader harus bersikap karena Leader yang menentukan hasil dengan kekuatan pengaruhnya.

2. Memahami Sumber Perubahan

Banyak orang bersedia melakukan perbaikan tetapi banyak juga yang tak memahami sumber perbaikan, sehingga bila ditanya maka mereka tak bisa menjawab dengan tepat. Dalam tindakan bekerja, juga kurang menghargai sumber-sumber perbaikan. Bukankah kalau kita tak memahami sumber perbaikannya maka kita tak akan melakukan perbaikan apapun.

3. Membuktikan Perubahan adalah Proses.

Memang semua manusia setuju akan adanya perubahan tetapi mereka tidak setuju untuk diubah. Dalam pelatihan diberikan bukti nyata kepada peserta bahwa banyak orang ingin mempertahankan apa yang telah dilakukannya, membenarkan apa yang diyakininya. Melalui cara ini diharapkan peserta mendapatkan pelajaran yang menyadarkan mereka untuk komitmen terhadap perbaikan.

4. Memahami Hukum Perubahan

Dengan memahami hukum perubahan maka peserta akan menyadari adanya tantangan dalam melakukan perubahan sehingga mereka paham tentang langkah apa yang dibutuhkan agar perbaikan dapat berjalan sesuai harapan.

5. Studi Kasus

Dalam pelatihan disampaikan juga tentang studi kasus tentang bagaimana mengubah waktu opname barang dari 28 hari menjadi 3 hari, meningkatkan kinerja pengiriman dari 22 hari menjadi maksimal 2 – 3 hari, meningkatkan kinerja dibagian teknik dengan mengurangi waktu downtime penanganan teknik, meningkatkan produktifitas perusahaan dalam jangka pendek dengan bekerja pada sumber inti perbaikan kinerja. Dan lain-lain sesuai dengan perkembangan pembahasan ketika pelatihan berlangsung.

6. Komitmen Perubahan

Pada akhir sessi pelatihan, peserta membuat pernyataan komitmen atas perbaikan dimana mereka memahami bahwa perbaikan akan berjalan tiada henti. Bagi manajemen pernyataan komitmen ini merupakan data untuk mengingatkan karyawan manakala mereka mulai mengendurkan semangat perbaikannya. Disamping itu pihak manajemen memperoleh sumber-sumber perbaikan yang dapat dijadikan masukan bagi peningkatan kinerja perusahaan.
Semoga anda bersedia bergabung dalam pelatihan ini dan menjadi individu yang senang melakukan perubahan ke arah perbaikan. Good luck!!!

Salam Sukses Selalu,
SMART Business Solution

Leading Change

Perubahan adalah suatu proses untuk menciptakan suatu kondisi yang berbeda dari yang telah ada. perubahan yang diharapkan adalah perubahan ke arah perbaikan. Perubahan ke arah perbaikan berarti menciptakan kondisi yang belum pernah dicapai. Perubahan tidak terjadi secara instan tetapi membutuhkan waktu lama, sulit, ada kesalahan dan tidak sempurna (sesuai hukum perubahan). Berubah artinya beradaptasi, menyesuaikan diri dan menjadi lebih berdaya untuk mempertahankan dan meneruskan kehidupan. Semakin besar perubahan yang dilakukan, maka semakin besar pula penolakan yang didapatkan. Mengajak manusia untuk berubah berarti mengubah pemikirannya. Banyak orang enggan untuk melakukan perubahan karena mereka tidak tahu sasaran, cara dan tidak mau menerima konsekuensinya. Melakukan perubahan adalah pekerjaan pemimpin karena bersedia menjalankan lebih dulu dan memiliki kemampuan mengajak individu untuk berubah.
Sasaran training Leading Change adalah:

1. Mampu melakukan perubahan ke arah yang lebih baik karena telah memiliki sasaran yang jelas. Banyak orang ingin berubah tetapi mereka tidak tahu apa yang ingin dirubah karena tanpa sasaran yang jelas
2. Mampu mengajak orang lain untuk berubah karena sudahmenjalankan lebih dulu. Seseorang yang telah menjalankan lebih dulu dan membuahkan hasil, maka akan diikuti oleh orang lain
3. Mampu mengidentifikasi tindakan yang akan diubah. Apabila tidak mampu mengintifikasi sumber perubahan, maka tidak akan bisa menghasilkan perubahan ke arah yang lebih baik
4. Mampu mengukur hasil perubahan. Bila tidak mampu mengukur, maka kita tidak akan menghasilkan perubahan apapun
5. Mampu meminimalisasi adanya permasalahan berulang. Seseorang yang mau berubah tidak akan melakukan kesalahan yang sama. Tiap ada kesalahan selalu berfikir tentang bagaimana caranya menemukan solusi untuk melakukan perubahan

Perubahan ke arah perbaikan mampu meningkatkan produktivitas karena adanya perubahan cara kerja dan perubahan pemikiran. Perubahan cara kerja menjadikan pekerjaan yang dijalankan tidak seperti biasanya tetapi berubah menjadi lebih efektif dan efisien serta membuahkan hasil. Sedangkan perubahan pemikiran akan menjadikan seseorang menjadi lebih berkembang dan tidak hanya berfikir seperti biasanya. Hasil training kalau diperlukan akan kami berikan dalam bentuk ROTI (Return On Training Investment). Semoga Anda termasuk individu yang senang melakukan perubahan.


Salam Sukses Selalu,


SMART Business Solution

30 Hours Practice, Improve Your Leadership Performance

Penunjukkan Leader atau Supervisor di perusahaan banyak di dasarkan pada pengalaman karyawan bersangkutan. Melalui program Jenjang Karir maka diangkatlah para pengawas dengan pertimbangan tertentu. Sebagian besar karena pengalaman, loyalitas, dedikasi dan prestasi kerja karyawan yang bersangkutan. Seringkali pertimbangan kemampuan manajerial dan karakter pemimpin kurang mendapatkan perhatian sehingga mereka yang berprestasi sebagai karyawan belum tentu mampu menjadi leader yang baik. Gejala ini nampak dimana pengawas kurang mampu mendisiplinkan bawahannya, mengerjakan sendiri pekerjaan tersebut, memberi perintah pada bawahan tertentu, mengalami kesulitan dalam menyelesaikan masalah dan cenderung mengambil tindakan mengatasi masalah.

Solusi yang banyak dilakukan adalah mengirimkan pengawas tersebut untuk mengikuti pelatihan atau menyelenggarakan pelatihan internal (In House Training). Namun hasil yang didapatkan adalah tidak memperbaiki kinerja yang bersangkutan dalam memimpin. Hal ini sama halnya dengan mengikut sertakan dalam pelatihan peningkatan rasa percaya diri. Tak ada training yang bisa tingkatkan rasa percaya diri, tak ada training yang dapat membentuk kemampuan leadership. Tak ada seorang presenter dibentuk melalui pelatihan. Yang perlu dilkakukan adalah bagaimana menyusun program agar mereka bisa berlatih untuk meningkatkan ketrampilannya. Hanya melalui Latihan, Praktek, dan Pembiasaan maka kemampuan leadership dapat ditingkatkan. Umumnya hanya sedikit yang secara konsisten memperbaiki kemampuan leadershipnya setelah periode 3 - 4 bulan.

Dalam program"30 Hours Practice, Improve Your Leadership Performance" dibentuklah wadah berlatih dengan program memahami materi, jadual praktek, pendampingan praktek, evaluasi dan penyampaian umpan balik serta audit peningkatan kinerja dibagian yang menjadi tanggung jawabnya. Dilakukan pengukuran kinerja disiplin, hasil kerja baik kualitas maupun kuantitas sebagai ukuran pembanding terjadinya perbaikan kinerja dibagian tersebut setelah program dijalankan.

Melalui identifikasi masalah, penyimpangan dan kesalahan maka akan dihasilkan peningkatan produktifitas, kualitas dan efisiensi. Leader dibekali kemampuan memecahkan masalah sehingga mereka bisa mengambil langkah yang tepat dalam menyelesaikan masalah bukan hanya sekedar mengatasi masalah, dimana masalah yang sama akan tyerulang kembali.

Keberhasilan program ditentukan oleh kemampuan leader dalam membentuk sikap patuh bawahan. Pembentukan sikap patuh melalui pembiasaan untuk dipimpin, diperintah, dievaluasi dan ditegur. Praktek memimpin bawahan dilapangan sangat dibutuhkan agar bawahan menjadi patuh. Dimana leader lebih dulu dibentuk sikap percaya dirinya dalam memimpin. Praktek yang dibutuhkan adalah memimpin rekan sesama leader.

Pelatihan leadership dibutuhkan untuk memberikan pemahaman bahwa ditangan merekalah hasil dapat diwujudkan. Bila hasil belum sesuai target maka sesungguhnya leader memiliki keyakinan bahwa target tersebut sulit dicapai. Masalah dapat diselesaikan manakala leader yakin bahwa masalah tersebut dapat diselesaikan karena setiap masalah pasti ada penyelesaiannya.

Agar leader mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya serta berlatih melakukan peningkatan diri maka dibutuhkan pelatihan yang disesuaikan dengan kebutuhan lapangan seperti :

1. Basic Leadership, peserta mendapatkan pemahaman tentang peran leader, pembentukan rasa percaya diri dalam memimpin serta kesalahan-kesalahan dalam memimpin.
2. Memberikan Pengarahan tepat arah, peserta mendapatkan bukti bahwa pengarahan yang dilakukan kurang tepat, dimana pekerja tidak tahu apa yang harus dikerjakan.
3. 7 Macam Pemborosan, dimana leader ditugaskan untuk mengidentifikasi dilapangan.
4, Menegur dengan Kasih, memahami cara peneguran tanpa perdebatan dan membangun semangat bawahan untuk memperbaiki kesalahan dirinya.
5. Problem Solving and Decision Making, peserta dibekali cara untuk menggunakan teknik pemetaan pikiran untuk mnenghasilkan ide kreatif dalam pemecahan masalah dengan membuat action plan langkah perbaikan yang dibutuhkan.
6. Menyelesaikan kesalahan berulang, peserta memahami cara untuk memperkecil peluang kesalahan yang sama terjadi kembali.
7. 5 S Umpan Balik, banyak praktek yang dilakukan dimana umpan balik kurang tepat diberikan bahkan sebagian besar pengawas enggan memberikan umpan balik yang jelas pada bawahannya.
8. Meningkatkan Produktifitas Kerja, Peserta diberikan pemahaman tentang cara penetapan tujuan dan bagaimana tujuan tersebut dicapai. diberikan studi kasus dan penugasan sesuai dengan target yang ditetapkan.
9. Etika Kerja, Etika terhadap Atasan, Etika antar sesama rekan, peserta akan diukur pemahamannya melalui test sikap yang diberikan.
10. 7 Langkah Input Data Tanpa Salah, peserta memahami sumber-sumber kesalahan data karena cara kerja yang kurang tepat.
11. Beserta topik lain yang dibutuhkan dan akan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Melalui pendekatan implementasi dan langsung terjun ke pokok persoalan leader dalam meningkatkan kinerjanya maka semangat para leader dalam menghasilkan improvement dapat ditingkatkan. dimana pada laporan hasil akhir akan dilaporkan tingkat perubahan yang dihasilkan selama program dijalankan. Apabila dikehendaki pengukuran ROTI ( Return On Training Invesment) bisa diberikan dengan fee tersendiri.
salam sukses selalu

Reksa Boeana
Executive Partner