Identifikasi Kecepatan Pengiriman (Warehouse Management Series)

Seringkali permasalahan kecepatan pengiriman menjadi tanggung jawab pengelola gudang. Dimana banyak kasus yang disampaikan adalah kurangnya kendaraan pengiriman. Bila alasan ini sudah ada didalam benak karyawan maka permasalahan kecepatan pengiriman atau komitmen manajemen memberikan pelayanan One Day Delivery jauh dari harapan. Karyawan menghambat sendiri pikirannya untuk menjadi lebih kreatif dalam mengidentifikasi sebab permasalahan pengiriman lambat.

Semakin karyawan ditekan untuk mempercepat proses pengirimannya maka semakin besar keyakinan bahwa permasalahan kecepatan pengiriman ini dapat diperbaiki dengan pihak perusahaan menginvestasikan kendaraan pengiriman atau menyewa kendaraan. Hal yang patut disadari bahwa sumbangsih perbaikan karena pengadaan atau penambahan kendaraan tidak memberikan kontribusi perbaikan yang signifikan. Disamping target perlu ditetapkan maka tindakan yang tepat untuk dilakukan adalah duduk bersama dan memikirkan tentang upaya apa saja yang dilakukan untuk dapat mencapai target. Melalui Metode analisis proses, mind mapping, problem solving dan 6 cara berpikir sangat membantu karyawan dalam mengidentifikasikan dengan cara yang kreatif, sehingga perbaikan kecepatan pengiriman tidak membutuhkan waktu yang panjang. Bila telah diputuskan dan dijalankan maka perubahan akan terjadi.

Telah diketahui bahwa setiap permasalahan tidak hanya memiliki sebab tunggal tetapi banyak penyebab yang berpengaruh. Setiap orang yang bertanggung jawab akan segera mengambil tindakan untuk mengatasi masalah, tetapi hanya dengan cara berpikir yang tepat maka kita dapat menyelesaikan masalah. Dalam menyelesaikan masalah maka kita harus bekerja pada sumber masalah. Posisi sumber masalah berarti ada di hulu bukan di hilir. Jadi untuk bisa melakukan perbaikan kecepatan pengiriman dengan signifikan maka kita harus bekerja pada proses sebelum perintah penyiapan barang diterima oleh pihak Gudang. Waktu penerimaan DO oleh pihak gudang sangat menentukan kecepatan pengiriman. Logisnya, tak ada seorang pegawai yang diperintah, yang tidak bersegera melakukan perintah yang diterimanya. Maka bila fokus kita hanya pada tanggung jawab petugas gudang, kita tidak dapat melakukan perbaikan kecepatan pengiriman dengan baik.

Sebagian proses perbaikan kecepatan pengiriman dapat diidentifikasikan bersumber pada :

1. Penerimaan Sales Order
Pada saat melakukan kunjungan salesman menerima order dari pelanggan. Kemudian membuatkan Sales Order (SO) sebagai bukti terjadinya transaksi penjualan. Pada sore hari, setelah melakukan kunjungan, Salesman memberikan Sales Order pada Administrasi Penjualan untuk dibuatkan Delivery Order (DO). Berdasar waktu penyerahan SO ini, sudah terbuang 1 hari waktu pengirimannya. Bila proses kerja diperbaiki dengan memberikan order melalui sms atau fax bagi Salesman yang berada diluar kota maka akan terjadi penghematan waktu 3 – 4 jam ( setengah hari ).

2. Pembuatan DO
Kecepatan pembuatan DO ditentukan oleh kejelasan dan kebenaran order pada Sales Order yang diterima oleh administrasi penjualan. Akurasi informasi stock juga berperan penting dalam kecepatan membuat DO yang benar. Dikatakan benar, adalah DO yang dibuat sudah pasti ada barangnya. Ada sebagian manajemen perusahaan yang memberlakukan metode yang penting DO segera dibuat dan nanti akan dicek barangnya di lokasi. Tindakan ini kurang tepat karena kita memberikan perintah kerja yang kita sendiri tidak menjamin bahwa perintah kerja tersebut benar. Kesalahan pengetikan DO juga berpengaruh pada kecepatan pengiriman. Oleh karena itu, dalam memberikan supervisi untuk meningkatkan kinerja gudang , kami memberikan pelatihan 7 langkah input data tanpa salah.

3. Pengiriman DO
Ada sebagian perusahaan yang menggunakan jasa kurir atau mempekerjakan kurir untuk memberikan DO ke gudang . Ada juga yang memberikan tugas-tugas tambahan pada kurir untuk mengambil barang atau menitipkan sesuatu karena pertimbangan searah dalam perjalanannya ke gudang. Waktu berangkat mengantar DO juga bukan dipagi hari, karena menunggu untuk membuatkan DO yang baru diterima sore hari. Akhirnya ditetapkan target mengantar DO adalah jam 10 pagi, namun perlu diperhatikan bahwa bukan jam mengantar DO yang terpenting tetapi pada jam berapa DO diterima oleh petugas gudang. bila proses kerja ini kurang mendapatkan perhatian untuk diperbaiki maka perubahan yang dihasilkan tidaklah signifikan. Tanggung jawab untuk meningkatkan kinerja pengiriman bukan hanya menjadi tanggung jawab pengawas gudang tetapi seluruh personil yang terkait dalam rangkaian proses dari penerimaan Order sampai barang dikirimkan ke pelanggan.

4. Penerimaan DO oleh pihak Gudang
Kinerja gudang seharusnya diukur dengan periode waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan barang, mulai dari DO yang diterima sampai barang diterima oleh pelanggan. Banyak langkah kerja yang dapat dilakukan perbaikan: mulai cara mencari barang, mengecek barang, menyiapkan barang dilokasi transit, memuat barang, pengambilan barang yang salah, target waktu berangkat pengiriman, sampai dengan rute dan kebersihan kendaraan pengiriman, ijin trayek serta pengisian BBM.


Demikian yang bisa kami bagikan pada anda, semoga informasi ini banyak membantu dalam upaya meningkatkan kecepatan pengiriman.

Salam Sukses Selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution.

Berdasar pengalaman lebih dari 20 tahun dalam membantu pihak klien untuk meningkatkan kinerja produktifitas gudang, produktifitas pengiriman, memperbaiki kecepatan pelayanan, memperpendek waktu opname dengan ketepatan stock yang dibuat, serta mengurangi tingkat kesalahan sampai dengan zero defect dalam proses pengiriman ke pelanggan, maka kami bisa berbagi dalam modul warehouse management series.

Cukup banyak waktu belajar untuk memahami proses kerja, permasalahan dan bagaimana upaya meningkatkan kinerja mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh manajemen. Sesungguhnya percepatan perbaikan dapat dioptimalkan manakala karyawan memahami proses kerja di gudang, sehingga mereka mampu mengidentifikasikan penyimpangan yang menjadi penyebab permasalahan di gudang. Melalui pelatihan praktis yang didisain berdasar atas kasus dilapangan maka kami menyajikan pelatihan dengan dasar teori 40% dan 60% praktek dan studi kasus.

Umumnya kita belajar dari teori yang kemudian digunakan untuk bekerja(deduktif). Kini melalui pelatihan ini, disajikan praktek lapangan dan kasus yang terjadi kemudian melakukan pembuktian teori (induktif). Melalui metode ini peserta menjadi terlibat dan berpikir serta berusaha untuk mengemukakan kasus yang dialami dalam pekerjaannya. Banyak diantara kita telah banyak tahu tentang apa yang seharusnya dilakukan, tetapi kebanyakan orang sulit mengemukakan ide karena hanya berpikir satu persoalan yang menjadi penyebab permasalahannya. Dengan metode induktif maka banyak penyebab yang bisa saja memiliki suatu kontribusi dalam permasalahan, dengan mengetahui ini maka perubahan cepat dan besar memiliki peluang lebih besar terjadim dibandingkan menunggu keputusan atas penyebab tunggal yang diyakini pekerja.

1. BASIC WAREHOUSE MANAGEMENT ( 12 Jam )

Tujuan : Memahamkan Karyawan tentang prosedur kerja digudang sehingga meminimalisasi tingkat kesalahan kerja digudang.
Modul :
a. Konsep Dasar Gudang : Fungsi dan Macam Gudang, Mengapa perlu Warehouse management
b. Tugas dan Tanggung Jawab Gudang dan Hubungannya dengan bagian lain.
c. Prosedur, 5 TEPAT, dan Permasalahan dalam Penerimaan Barang.
d. Prosedur dan Permasalahan dalam Penataan Barang.
e. Prinsip, Prosedur dan Permasalahan dalam Pengeluaran Barang.
f. Penyajian data stock tepat dan up to date : Pelaporan Stock, Penanganan Retur, Pengendalian Barang Rusak, dan barang titipan Pelanggan.

2. INTERMEDIATE WAREHOUSE MANAGEMENT ( 12 jam )

Tujuan : Memahamkan pada karyawan tentang Konsep Dasar Penataan dan meningkatkan kapasitas muat Gudang.
Modul :
a. Dasar Pertimbangan Penataan Barang

- Pergerakkan, Pengelompokan, Ukuran, Jumlah Barang yang akan ditempatkan
- Identitas, Alamat dan Peta Penempatan barang.
- Menjamin ketertiban Penempatan melalui minimum dan Maksimum Stock
- Meminimalisasikan kerusakan, Kemudahan Kontrol, mencegah kekeliruan penempatan

dan pengambilan, kemudahan dan kecepatan opname

b. Merancang langkah Kerja Perbaikan yang tepat.
Penataan LayOut, Optimalisasi Kapasitas Muat, Pertimbangan Modifikasi LayOut, Rencana Kerja Penataan, Persiapan Alat Bantu, Pemberian Garis Batas Penempatan, Pemberian Tanda dan Alamat.

c. Mengukur Efektifitas Penataan Barang
Mengapa Perlu dilakukan Pengukuran ?, Identifikasi Masalah Material Handling,Maintenance Material Handling mendukung peningkatan kinerja produktifitas.

d. Mempersiapkan Opname Barang Cepat dan Akurat.
Persiapan dan Pelaksanaan Opname, Tindak Lanjut Hasil Opname, Tindak Lanjut Selisih Stock, Pengaturan Opname Barang Bergerak.

e. 7 Langkah Input Data Tanpa salah

f. Memanajemeni SDM Gudang.
Kejelasan Tugas dan Tanggung jawab, Membangun Komitmen Perubahan dan Perbaikan, Pembentukan Sikap Patuh dan Disiplin, Pengembangan Pengetahuan dan Pemahaman, Pentingnya Menerapkan Konsekuensi,
Memahamkan Pengertian Perbedaan Hukuman dan Konsekuensi.


3. Meningkatkan Kinerja Produktifitas Gudang (Advance Warehouse Management)

Tujuan : Membahas tentang upaya peningkatan kinerja Gudang sehingga peserta dapat langsung menerapkan langkah perbaikan kinerja di gudang yang menjadi tanggung jawabnya.
Modul :
a. Mengukur Kinerja Gudang
Mengukur : Mengetahui kemajuan perbaikan, menentukan sasaran kerja gudang,macam pengukuran ditentukan oleh sasaran kinerja yang hendak dicapai.
b. Memahami Sumber Permasalahan di Gudang
Memahami arti masalah, sudut pandang terhadap masalah, studi kasus macam kesalahan kerja di gudang, identifikasi dan cara mengatasi pemborosan di gudang
c. Bekerja tanpa selisih Stock
Menumbuhkan keyakinan bekerja tanpa selisih Stock, Identifikasi dan Menyelesaikan faktor penyebab selisih stock, penyebab selisih berdasarkan analisis proses dari penerimaan sampai dengan pengiriman barang.
d. Analisa faktor penyebab kehilangan
Macam faktor penyebab kehilangan, analisa bentuk dan tata ruang terhadap peluang kehilangan barang, analisis keluar masuknya tenaga kerja, analisis
pembuangan sampah gudang.
e. Meningkatkan kecepatan pengiriman barang
Analisa penghambat kecepatan pengiriman, kesiapan kendaraan pengiriman, mengukur produktifitas pengiriman, persiapan dan kecepatan mencari barang
serta peluang meningkatkannya.

Demikian yang dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam membenahi kinerja produktifitas gudang dimana anda bekerja.

Salam Sukses Selalu.
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution

PELATIHAN SMART (MATERI : WAREHOUSE MANAGEMENT SERIES)

Berdasar pengalaman lebih dari 20 tahun dalam membantu pihak klien untuk meningkatkan kinerja produktifitas gudang, produktifitas pengiriman, memperbaiki kecepatan pelayanan, memperpendek waktu opname dengan ketepatan stock yang dibuat, serta mengurangi tingkat kesalahan sampai dengan zero defect dalam proses pengiriman ke pelanggan, maka kami bisa berbagi dalam modul warehouse management series.

Cukup banyak waktu belajar untuk memahami proses kerja, permasalahan dan bagaimana upaya meningkatkan kinerja mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh manajemen. Sesungguhnya percepatan perbaikan dapat dioptimalkan manakala karyawan memahami proses kerja di gudang, sehingga mereka mampu mengidentifikasikan penyimpangan yang menjadi penyebab permasalahan di gudang. Melalui pelatihan praktis yang didisain berdasar atas kasus dilapangan maka kami menyajikan pelatihan dengan dasar teori 40% dan 60% praktek dan studi kasus.

Umumnya kita belajar dari teori yang kemudian digunakan untuk bekerja(deduktif). Kini melalui pelatihan ini, disajikan praktek lapangan dan kasus yang terjadi kemudian melakukan pembuktian teori (induktif). Melalui metode ini peserta menjadi terlibat dan berpikir serta berusaha untuk mengemukakan kasus yang dialami dalam pekerjaannya. Banyak diantara kita telah banyak tahu tentang apa yang seharusnya dilakukan, tetapi kebanyakan orang sulit mengemukakan ide karena hanya berpikir satu persoalan yang menjadi penyebab permasalahannya. Dengan metode induktif maka banyak penyebab yang bisa saja memiliki suatu kontribusi dalam permasalahan, dengan mengetahui ini maka perubahan cepat dan besar memiliki peluang lebih besar terjadim dibandingkan menunggu keputusan atas penyebab tunggal yang diyakini pekerja.

1. BASIC WAREHOUSE MANAGEMENT ( 12 Jam )
Tujuan : Memahamkan Karyawan tentang prosedur kerja digudang sehingga meminimalisasi tingkat kesalahan kerja digudang.
Modul :
a. Konsep Dasar Gudang : Fungsi dan Macam Gudang, Mengapa perlu Warehouse management
b. Tugas dan Tanggung Jawab Gudang dan Hubungannya dengan bagian lain.
c. Prosedur, 5 TEPAT, dan Permasalahan dalam Penerimaan Barang.
d. Prosedur dan Permasalahan dalam Penataan Barang.
e. Prinsip, Prosedur dan Permasalahan dalam Pengeluaran Barang.
f. Penyajian data stock tepat dan up to date : Pelaporan Stock, Penanganan Retur, Pengendalian Barang Rusak, dan barang titipan Pelanggan.
2. INTERMEDIATE WAREHOUSE MANAGEMENT ( 12 jam )
Tujuan : Memahamkan pada karyawan tentang Konsep Dasar Penataan dan meningkatkan kapasitas muat Gudang.
Modul :
a. Dasar Pertimbangan Penataan Barang
- Pergerakkan, Pengelompokan, Ukuran, Jumlah Barang yang akan ditempakan
- Identitas, Alamat dan Peta Penempatan barang.
- Menjamin ketertiban Penempatan melalui minimum dan Maksimum Stock
- Meminimalisasikan kerusakan, Kemudahan Kontrol, mencegah kekeliruan
penempatan dan pengambilan, kemudahan dan kecepatan opname
b. Merancang langkah Kerja Perbaikan yang tepat.
Penataan LayOut, Optimalisasi Kapasitas Muat, Pertimbangan Modifikasi LayOut,
Rencana Kerja Penataan, Persiapan Alat Bantu, Pemberian Garis Batas
Penempatan, Pemberian Tanda dan Alamat.
c. Mengukur Efektifitas Penataan Barang
Mengapa Perlu dilakukan Pengukuran ?, Identifikasi Masalah Material Handling,
Maintenance Material Handling mendukung peningkatan kinerja produktifitas.
d. Mempersiapkan Opname Barang Cepat dan Akurat.
Persiapan dan Pelaksanaan Opname, Tindak Lanjut Hasil Opname, Tindak
Lanjut Selisih Stock, Pengaturan Opname Barang Bergerak.
e. 7 Langkah Input Data Tanpa salah
f. Memanajemeni SDM Gudang.
Kejelasan Tugas dan Tanggung jawab, Membangun Komitmen Perubahan dan
Perbaikan, Pembentukan Sikap Patuh dan Disiplin, Pengembangan
Pengetahuan dan Pemahaman, Pentingnya Menerapkan Konsekuensi,
Memahamkan Pengertian Perbedaan Hukuman dan Konsekuensi.


3. Meningkatkan Kinerja Produktifitas Gudang (Advance Warehouse Management)
Tujuan : Membahas tentang upaya peningkatan kinerja Gudang sehingga peserta dapat langsung menerapkan langkah perbaikan kinerja di gudang yang menjadi tanggung jawabnya.
Modul :
a. Mengukur Kinerja Gudang
Mengukur : Mengetahui kemajuan perbaikan, menentukan sasaran kerja gudang,
macam pengukuran ditentukan oleh sasaran kinerja yang hendak dicapai.
b. Memahami Sumber Permasalahan di Gudang
Memahami arti masalah, sudut pandang terhadap masalah, studi kasus macam
kesalahan kerja di gudang, identifikasi dan cara mengatasi pemborosan di gudang
c. Bekerja tanpa selisih Stock
Menumbuhkan keyakinan bekerja tanpa selisih Stock, Identifikasi dan
Menyelesaikan faktor penyebab selisih stock, penyebab selisih berdasarkan analisis proses
dari penerimaan sampai dengan pengiriman barang.
d. Analisa faktor penyebab kehilangan,
Macam faktor penyebab kehilangan, analisa bentuk dan tata ruang terhadap
peluang kehilangan barang, analisis keluar masuknya tenaga kerja, analisis
pembuangan sampah gudang.
e. Meningkatkan kecepatan pengiriman barang
Analisa penghambat kecepatan pengiriman, kesiapan kendaraan pengiriman,
mengukur produktifitas pengiriman, persiapan dan kecepatan mencari barang
serta peluang meningkatkannya.
Demikian yang dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam membenahi kinerja produktifitas gudang dimana anda bekerja.
Salam Sukses Selalu.
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution

Pentingnya Dokumentasi Perbaikan (Productivity Series ).

Banyak pelaku usaha yang berbicara tentang program perbaikan yang diinvestasikan adalah sebatas prosedur dan memenuhi tuntutan kebutuhan pelanggan. Sesungguhnya dokumentasi sangat membantu untuk membuat standarisasi perbaikan agar kemajuan perbaikan dapat diwujudkan dan dokumentasi bermanfaat untuk mengukur perbaikan yang dijalankan. Namun sebagian besar menyampaikan bahwa setelah selesainya program diimplementasikan tak banyak perubahan yang dihasilkan, tak ada peningkatan produktifitas maupun kualitas yang didapatkan.

Kesalahan bukan ada pada program yang diimplementasikan tetapi pada Sumberdaya Manusia perusahaan. SDM yang menghasilkan perbaikan karena mereka adalah sumber perubahan. Keterlibatan mereka sangat dibutuhkan untuk dapat menghasilkan perubahan dan mengurangi tingkat penolakan terhadap program yang dijalankan. Mengajak mereka berubah adalah mengubah mindset mereka selama ini. Banyaknya salah persepsi yang ada pada karyawan, yang menentukan sikap mereka terhadap jalannya program perbaikan.

Membuat standarisasi terhadap apa yang baik untuk dilakukan, mampu menghasilkan kinerja yang pernah dicapai sebelumnya. Tindakan baik yang perlu dilakukan dijadikan standart, umumnya berdasar atas pengalaman yang pernah dilakukan dan menghasilkan kinerja yang baik. Perubahan yang demikian tidak mendatangkan perbaikann yang besar dan cepat. Maka diperlukan audit atau pengawasan dan umpan balik agar tumbuh komitmen karyawan dalam melakukan perbaikan.

Langkah yang tepat untuk menghasilkan perbaikan yang cepat dan perubahan yang besar adalah mengajak seluruh Sumber Daya Perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam melakukan proses perubahan.

1. Melting Process

Diperlukan pelatihan yang kontinyu untuk mengubah cara pandang karyawan yang keliru. Dibutuhkan pendataan atas persepsi yang keliru dalam pandangan karyawan. Data salah persepsi ini diperlukan agar mereka tidak merasa dirugikan manakala mereka bersedia menyumbangkan ide perbaikannya tetapi tak ada konsekuensi bagi mereka, persepsi tentang hubungan antara atasan dan bawahan, serta prioritas yang menyebabkan mereka menjadi kurang diperhatikan. Sumber materi ini disampaikan dalam pelatihan dan dibuktikan urutan langkah untuk mewujudkannya karena segala sesuatu yang ada didunia memiliki awal dan akhir. Kepentingan manakah yang harus lebih diutamakan, atasan atau bawahan. Melalui metode action learning maka peserta akan menjawab sendiri persoalan salah persepsi ini. Bukan pengalaman, pengetahuan, kepandaian dan keahlian yang mendatangkan hasil tetapi sikap yang tepat yang menghasilkan tindakan yang mengarah poada hasil yang diharapkan.

Pelatihan di mulai dengan mengubah cara pandang leader dan sebagian karyawan yang memiliki kekuatan pengaruh kepada karyawan lainnya. Kemudian leader menyampaikan nilai-nilai yang perlu diinternalisasi oleh karyawan. Penyampaian yang tepat dan kontinyu dalam forum pengarahan pagi akan membuat blueprint dalam diri karyawan terutama leader yang menyampaikannya sehingga terbentuk Belief yang memberdayakan individu. Bukankah dengan keyakinan maka kita bisa wujudkan apa yang diharapkan.

2. Forming Process

Karyawan akan dapat menghasilkan hasil yang diharapkan manakala ia mengerti apa yang harus dilakukan dan ia memahami apa yang diharapkan serta mengetahui peran apa yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diharapkan. Bila ia melakukan tindakan yang pernah ia lakukan sebelumnya maka manajemen hanya bisa berharap performance yang dicapainya adalah apa yang dulu pernah dicapai terbaik. Tak ada perubahan besar yang akan terjadi manakala kita bekerja berdasarkan atas apa yang pernah kita lakukan dan berhasil.

Sesungguhnya perubahan besar dan cepat bisa diwujudkan dengan menciptakan ide perubahan yang sebelumnya tak pernah dilakukan. Oleh karena itu diperlukan langkah berpikir kreatif untuk menghasilkan ide yang benar-benar baru sehingga perubahan besar akan bisa diwujudkan. Pelatihan berpikir lateral dibutuhkan agar karyawan mampu mencari alternatif lain melalui konsep berpikir divergen. Dimana inti tindakan perbaikan adalah Penyederhanaan, Penggabungan dan Penghapusan aktifitas yang dilakukan.

Perubahan cepat dapat dihasilkan manakala kita tidak berfokus pada satu tindakan perbaikan. Masih banyak tindakan alternatif yang dapat dilakukan untuk menghasilkan perubahan. Umumnya karyawan hanya berpijak pada solusi yang pada akhirnya akan di anulir atau ditunda oleh pihak manajemen. Tindakan ini yang menyebabkan perubahan yang dihasilkan menjadi lambat. Bukankah suatu permasalahan tidak terdiri dari satu penyebab tunggal tetapi dari beberapa sebab. Oleh karena itu untuk menghasilkan perubahan cepat sangat dimungkinkan manakala kita bersedia mencari alternatif tindakan perbaikan lainnya yang menjadi peluang untuk diperbaiki.

3. Freezing Process

Konsep perbaikan yang telah dibuat dituangkan dalam kertas kerja perbaikan. Setiap tindakan perbaikan dituangkan dalam form “Learning Action and Profit”. Tindakan ini menjamin bahwa setiap ide perbaikan harus dihargai untuk dilakukan tindak lanjut hingga hasil perbaikan bisa diwujudkan. Manajemen melakukan pemantauan tindakan perbaikan melalui Action Plan yang telah ditetapkan target dan penanggung jawabnya. Kemajuan proyek perbaikan di presentasikan dalam forum perbaikan, sehingga memotivasi setiap penanggung jawab LAP untuk melaporkan kemajuan perbaikan.

Masing-masing proyek perbaikan akan dilakukan pemantauan secara kontinyu untuk periode waktu yang ditetapkan. Kemudian proyek akan ditutup karena hasil perbaikan yang dicapai telah menunjukkan konsistensinya. Kemudian dilakukan audit untuk menjamin tindakan perbaikan yang telah dijalankan menjadi kebiasaan baru bagi karyawan. Manajemen mendapatkan laporan jumlah proyek perbaikan dalam proses pembuatan ide, proyek yang sedang dijalankan, dan proyek yang telah ditutup atau selesai. Dengan pengukuran demikian maka pihak manajemen bisa mengukur jumlah dan kecepatan perbaikan yang dihasilkan untuk kepentingan strategi bisnis yang perlu dijalankan.

Pembakuan hasil tindakan perbaikan dalam prosedur kerja perlu ditetapkan. Kemudian dialihkan fungsi pemantauannya kepada MR ( Manajemen Representatif) bila perusahaan menerapkan program sistem manajemen ISO 9000.

Demikian yang dapat kami sampaikan, semoga dapat menjadi bahan pertimbangan dalam melakukan tindakan perbaikan, mengukur perbaikan dan mendokumentasikan perbaikan. Bila dibutuhkan informasi lebih lanjut bisa menghubungi pihak Smart Business Solution di 031-8781491 dan kami siap memberikan free presentation dengan appointment lebih dulu.

Salam Sukses Selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution.

Pelatihan SMART (Warehouse Management Series).

Berdasar atas pengalaman memberikan bimbingan dan supervisi dalam meningkatkan kinerja gudang maka kami mendesign pelatihan warehouse management series berikut ini :

1. Basic Warehouse Management

Pelatihan didisain dengan 40% teori dan 60% praktikum. Fokus materi adalah memahamkan peserta pelatihan mengenai prosedur kerja gudang. Dengan pemahaman ini maka diharapkan peserta memiliki bekal mengenai cara kerja di gudang yang benar, mampu menjalankan cara kerja tersebut, mampu memberikan analisa atas penyimpangan yang terjadi dan penyebab indikator sasaran gudang tidak tercapai.
Penyampaian teori disampaikan dengan contoh-contoh kasus yang terjadi selama penanganan dalam meningkatkan kinerja gudang. Test pemahaman diberikan dengan melengkapi prosedur penerimaan barang, penataan barang, pengeluaran barang, maupun retur barang. Dengan metode melengkapi ini diharapkan peserta akan memahami jalannya proses kerja di gudang. Peserta juga mendapatkan studi kasus untuk mengidentifikasi persoalan yang terjadi. Test dan studi kasus diperlukan untuk mengukur tentang tingkat pemahaman peserta. Bukankah pengetahuan yang dimiliki seseorang, belum tentu membuat ia mengambil tindakan. Pemahaman yang akan menyebabkan individu yakin dalam mengambil tindakan. Pengetahuan lebih menekankan apa yang harus dilakukan. Pemahaman lebih mengarah pada bagaimana melakukan cara terbaik dengan kondisi yang ada.

2. Intermediate Warehouse Management

Pelatihan ini lebih menekankan pada prinsip penataan barang dilokasi atau rak penempatan barang. Penataan yang tepat akan menghasilkan efisiensi biaya bagi perusahaan dan mempercepat proses pencarian barang. Bila petugas gudang mampu mencari barang dalam 3 menit atau paling lama 5 menit bukan jaminan bahwa prinsip penataannya sudah tepat. Manakala petugas yang menata barang tersebut berhalangan hadir maka petugas lain sulit mencari barang atau membutuhkan waktu lama. Penataan demikian tergantung pada orang, bukan tergantung pada sistem. Kesulitan yang dihadapi adalah kita tak bisa copy cara kerja tersebut dengan hasil yang sama.
Peserta akan diberikan studi kasus berupa foto-foto penataan digudang dan peluang terjadinya permasalahan. Diharapkan peserta dapat membuat antisipasi agar permasalahan dalam penataan tidak mengganggu kelancaran proses operasional gudang. Mempertimbangkan penempatan alat bantu transportasi barang sehingga langkah kerja jauh lebih cepat dan efisien. Bagaimana cara meningkatkan kapasitas muat gudang dengan penataan, mengingat fluktuasi dan variasi pengadaan barang yang menjadi keputusan pelaku bisnis terutama di Indonesia. 7 langkah input data tanpa salah dan mempersiapkan opname dengan cepat dan akurat ( mengubah opname 29 hari dengan transaksi berjalan menjadi 3 hari ).

3. Advance Warehouse Management

Pelatihan ini didisain untuk dapat memberikan pemahaman Manager Gudang dalam meningkatkan kinerja produktifitas gudang yang menjadi tanggung jawabnya. Peserta dibekali dengan metode analisis proses yang dapat mengidentifikasi peluang-peluang non value added activity terjadi yang menjadi sumber pemborosan kerja digudang. Pembahasan studi kasus tentang bagaimana mengubah 26 hari pengiriman barang sejak order diterima menjadi 1 – 2 hari kerja. Pembahasan tentang peluang kesalahan dalam pengiriman barang dan bagaimana melakukan efisiensi di gudang. Telah umum diketahui bahwa petugas gudang bukan pekerja yang terus menerus melakukan kegiatannya tetapi bekerja pada jam-jam atau waktu tertentu.

Demikian sekilas tentang program pelatihan SMART Warehouse Management Series yang dapat disampaikan. Bila membutuhkan informasi lebih lanjut kami bersedia memberikan presentasi .

Salam Sukses Selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution

Pelatihan SMART (Warehouse Management Series).

Berdasar atas pengalaman memberikan bimbingan dan supervisi dalam meningkatkan kinerja gudang maka kami mendesign pelatihan warehouse management series berikut ini:

1. Basic Warehouse Management
Pelatihan didisain dengan 40% teori dan 60% praktikum. Fokus materi adalah memahamkan peserta pelatihan mengenai prosedur kerja gudang. Dengan pemahaman ini maka diharapkan peserta memiliki bekal mengenai cara kerja di gudang yang benar, mampu menjalankan cara kerja tersebut, mampu memberikan analisa atas penyimpangan yang terjadi dan penyebab indikator sasaran gudang tidak tercapai.
Penyampaian teori disampaikan dengan contoh-contoh kasus yang terjadi selama penanganan dalam meningkatkan kinerja gudang. Test pemahaman diberikan dengan melengkapi prosedur penerimaan barang, penataan barang, pengeluaran barang, maupun retur barang. Dengan metode melengkapi ini diharapkan peserta akan memahami jalannya proses kerja di gudang. Peserta juga mendapatkan studi kasus untuk mengidentifikasi persoalan yang terjadi. Test dan studi kasus diperlukan untuk mengukur tentang tingkat pemahaman peserta. Bukankah pengetahuan yang dimiliki seseorang, belum tentu membuat ia mengambil tindakan. Pemahaman yang akan menyebabkan individu yakin dalam mengambil tindakan. Pengetahuan lebih menekankan apa yang harus dilakukan. Pemahaman lebih mengarah pada bagaimana melakukan cara terbaik dengan kondisi yang ada.

2. Intermediate Warehouse Management
Pelatihan ini lebih menekankan pada prinsip penataan barang dilokasi atau rak penempatan barang. Penataan yang tepat akan menghasilkan efisiensi biaya bagi perusahaan dan mempercepat proses pencarian barang. Bila petugas gudang mampu mencari barang dalam 3 menit atau paling lama 5 menit bukan jaminan bahwa prinsip penataannya sudah tepat. Manakala petugas yang menata barang tersebut berhalangan hadir maka petugas lain sulit mencari barang atau membutuhkan waktu lama. Penataan demikian tergantung pada orang, bukan tergantung pada sistem. Kesulitan yang dihadapi adalah kita tak bisa copy cara kerja tersebut dengan hasil yang sama.
Peserta akan diberikan studi kasus berupa foto-foto penataan digudang dan peluang terjadinya permasalahan. Diharapkan peserta dapat membuat antisipasi agar permasalahan dalam penataan tidak mengganggu kelancaran proses operasional gudang. Mempertimbangkan penempatan alat bantu transportasi barang sehingga langkah kerja jauh lebih cepat dan efisien. Bagaimana cara meningkatkan kapasitas muat gudang dengan penataan, mengingat fluktuasi dan variasi pengadaan barang yang menjadi keputusan pelaku bisnis terutama di Indonesia. 7 langkah input data tanpa salah dan mempersiapkan opname dengan cepat dan akurat ( mengubah opname 29 hari dengan transaksi berjalan menjadi 3 hari ).

3. Advance Warehouse Management
Pelatihan ini didisain untuk dapat memberikan pemahaman Manager Gudang dalam meningkatkan kinerja produktifitas gudang yang menjadi tanggung jawabnya. Peserta dibekali dengan metode analisis proses yang dapat mengidentifikasi peluang-peluang non value added activity terjadi yang menjadi sumber pemborosan kerja digudang. Pembahasan studi kasus tentang bagaimana mengubah 26 hari pengiriman barang sejak order diterima menjadi 1 – 2 hari kerja. Pembahasan tentang peluang kesalahan dalam pengiriman barang dan bagaimana melakukan efisiensi di gudang. Telah umum diketahui bahwa petugas gudang bukan pekerja yang terus menerus melakukan kegiatannya tetapi bekerja pada jam-jam atau waktu tertentu.

Demikian sekilas tentang program pelatihan SMART Warehouse Management Series yang dapat disampaikan. Bila membutuhkan informasi lebih lanjut kami bersedia memberikan presentasi.

Salam Sukses Selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner SMART Business Solution

Get Optimum Result

Banyak didapatkan permasalahan sederhana ketika kami melakukan pendampingan /supervisi atas program leadership yang dijalankan. Bila kita dengar dari pengawas maka seringkali yang diungkapkan adalah persoalan pendapatan karyawan yang kurang, tidak ada insentif yang diberikan, permasalahan kontrak kerja karyawan, bawahan yang tidak disiplin, sulit diarahkan, kurang motivasi dll.
Namun bila kita dengar pendapat dari pihak manajemen dalam hal ini para manager bagian maka mereka mengatakan : supervisornya tidak tegas, tidak berani menegur, kurang bisa memberikan pengarahan, kurang perhatian terhadap karyawan maupun proses kerja, kurang perhatian terhadap kebersihan, dll. Dimana pokok persoalannya ada pada supervisornya.

Sedangkan pandangan bawahan menyampaikan bahwa pengawasnya yang tidak disiplin, kurang bersedia untuk melakukan kontrol pekerjaan, kualitas bahan yang digunakan kurang bagus, standar hasil kerja yang berubah-ubah, kesulitan mencari peralatan kerja yang kadang dipinjam oleh bagian lain, bahan yang kurang bagus dan permasalahan sejenis.

Perlu disadari bahwa gambaran permasalahan dibawah adalah merupakan cerminan cara kerja pimpinan yang ada diatasnya. Oleh karena itu untuk mendapatkan hasil yang optimal perlu dilakukan evaluasi atas permasalahan yang muncul.

1. They know what is expected
Suatu anggapan yang keliru dimana orang yang telah bekerja lama tentunya sudah memahami apa yang diharapkan dari mereka. Persepsi yang keliru tentang bawahan yang mengakibatkan kita memberikan teguran dan menyalahkan mereka karena mereka tidak mematuhi cara kerja yang diarahkan oleh pengawas. Sesungguhnya bawahan memahami bila hasil kerja mereka tidak sesuai dengan target yang ditetapkan. Tindakan menyalahkan membawa dampak lemahnya semangat kerja karyawan. Karyawan berharap untuk tidak disalahkan tetapi diberikan solusi tentang apa yang harus mereka lakukan. Lebih baik menghentikan suatu proses dan memberikan masukan tentang apa yang seharusnya dilakukan pada seluruh karyawan terlibat daripada memberikan teguran ketika mereka telah selesai mengerjakannya.

2. They have competencies to perform
Suatu pekerjaan yang diberikan pada orang yang bukan ahlinya maka tidak bisa diharapkan hasil yang optimal. Termasuk dalam hal ini adalah kecerdasan, pendidikan, pengalaman, kemampuan menghasilkan barang atau jasa, sikap kerja yang baik. Pekerja yang kurang memiliki kecerdasan dexterity, sulit untuk bisa diharapkan bisa menghasilkan produktifitas kerja dibagian sortir atau packaging. Seseorang yang memiliki karakter kurang mudah bergaul atau bisa memulai interaksi hanya pada orang yang dikenalnya dengan baik, membutuhkan waktu untuk dapat menjadi seorang sales executive yang berhasil. Masing-masing individu memiliki bakat atau potensi dan perlu ditempatkan sesuai dengan potensinya. Dapatkan informasi tentang memahami 10 kecerdasan individu di link blog (fingerprint test) ini.

3. They supported by facilitating work environment
Dukungan fasilitas sangat menentukan peningkatan produktifitas kerja. Banyak manager atau pengawas yang menyampaikan bahwa karyawan telah dilengkapi dengan peralatan kerja yang memadai. Pada kenyataannya, mereka sering melakukan tindakan saling pinjam peralatan kerja. Bisakah mereka bekerja optimal bila tidak didukung oleh fasilitas? Termasuk dalam hal ini adalah sistem informasi atau kemudahan pengawas untuk dihubungi manakala mereka membutuhkan keputusan dari pengawasnya.

4. They motivated to perform what is expected.
Persoalan motivasi adalah faktor terakhir yang perlu dianalisa. Banyak kejadian dimana manajemen menetapkan sistem incentif tetapi kinerja karyawan tidak menunjukkan perbaikan yang signifikan. Ada juga karyawan yang tidak bersedia lembur untuk menyelesaikan pekerjaan, mereka kurang membutuhkan uang sebagai motivasi. Namun hanya disampaikan akan hapus dosanya bila berkarya dengan tangan mereka dari pagi hingga petang, serta diberikan penjelasan tentang makna pernyataan tersebut, mereka menunjukkan perubahan kinerja yang jauh lebih baik. Janji atasan yang tidak ditepati juga menjadi faktor permasalahan kurangnya motivasi kerja bawahan. Jadi persoalan motivasi bukan hanya persoalan uang yang mereka dapatkan.

Salam sukses selalu
Drs.Psi. Reksa Boeana
Executive Partner PT. Smart Business Solution